Trong môi trường văn phòng, để làm chủ công việc của mình thì bạn cần có cách quản lý và phân bổ thời gian sao cho hiệu quả nhất. Nếu không biết cách quản lý và phân bổ công việc hợp lý thì bạn khó thể nào có hiệu quả cao, cũng như được sự nể trọng của nhân viên. Vì vậy, nếu là ở cấp quản lý, bạn cần học các kỹ năng nào để quản lý công việc của mình hiệu quả, khoa học và kiểm soát tốt nhất?
Quản lý và phân bổ công việc như thế nào được gọi là hiệu quả?
Quản lý công việc hiệu quả đòi hỏi người làm phải có được những kỹ năng chuyên môn nhất định, đồng thời cũng phải có được những kỹ năng điều phối, phân bổ, phân tích từng nội dung công việc để có phương pháp áp dụng hiệu quả.
Michael Dell đã từng nói “Nếu bạn không có được phương pháp quản lý công việc hiệu quả, bạn sẽ không thể nào có những thăng tiến cao hơn, vì thế, hãy bắt đầu từ những việc làm đơn giản nhất”.
Phân bổ công việc hiệu quả sẽ biểu hiện giao đúng người, đúng việc
Việc phân bổ công việc được hiểu là sử dụng tài năng, năng lực của từng cá nhân vào những công việc phù hợp. Khi công việc được giao đúng, năng suất làm việc chung sẽ được cải thiện, quy trình làm việc trở nên trơn tru và hoạt động quản lý công việc sẽ hiệu quả, bớt rắc rối hơn.
Phân bổ công việc đúng cách là bạn phải biết phân chia công việc, giao đúng việc cho đúng người, xác định rõ mục đích và đạt được mục đích khi công việc hoàn thành với kết quả công việc, cơ hội học hỏi và phát triển nhân viên, cải thiện được team…
Theo giáo sư John Hunt thuộc trường kinh tế London” chỉ 30% nhà lãnh đạo nghĩ rằng họ có thể làm tốt nhiệm vụ giao việc cho nhân viên của mình. Và chỉ 1/3 trong số đó được cấp dưới của họ công nhận là nhà lãnh đạo giao việc tốt. Điều này đồng nghĩa với chỉ 1/10 các nhà lãnh đạo thực sự biết cách giao việc cho nhân viên của mình”.
Xem thêm: Học cách bảo quản và sắp xếp hồ sơ văn phòng hiệu quả
Kỹ năng quản lý và phân bổ công việc
Kỹ năng quản lý công việc
Để quản lý công việc được tốt, bạn cần phải là người hiểu rõ công việc đó trước tiên, những khó khăn và những biến cố có thể xảy ra, cụ thể:
Xác định từng mục tiêu cụ thể
Mục tiêu công việc có thể nói là kim chỉ nam dẫn đường để dẫn tới đích đến hiệu quả, không có mục tiêu rõ ràng cho công việc thì cả người quản lý và nhân viên của mình đều không biết việc mình làm đã đạt tới đâu, có tốt hay không. Thêm vào đó, mục tiêu cũng giống như động lực thúc đẩy con người làm việc hăng say hơn, hiệu quả hơn. Bởi vậy, xác định mục tiêu cụ thể cho công việc hàng ngày là điều vô cùng quan trọng để có những ngày làm việc hiệu quả.
Cần xác định mục tiêu công việc để có những ngày làm việc hiệu quả hơn
Xem thêm: Làm sao để đánh bay stress công việc một cách hiệu quả?
Lập thời gian biểu rõ ràng
Trước khi bắt đầu phân công công việc, bạn cần lập sẵn những việc nhỏ cần hoàn thành cho công việc đó, bạn cần phải làm gì, nên phân bổ thời gian như thế nào cho từng việc. Lần lượt hoàn thành những việc này sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu từ công việc hằng ngày đến những kế hoạch trong tương lai gần đây.
Bên cạnh đó, sắp xếp thứ tự công việc trong một ngày cũng là điều cần thiết để con người có thể định hình được trình tự công việc sẽ làm. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian, làm việc có hiệu quả hơn và tránh bỏ sót những công việc quan trọng, đáng được ưu tiên.
Sắp xếp công việc dựa trên tầm quan trọng và tính khẩn cấp
Một trong những kỹ năng quản lý công việc tốt nhất đó là quyết định phân bổ thời gian sao cho hợp lý dựa trên mức độ ưu tiên của công việc. Việc nào quan trọng sẽ được đặt lên đầu, tiếp tục mức độ quan trọng sẽ giảm dần xuống dưới. Và những công việc nào đã hoàn thành thì đánh dấu lại với mức độ hoàn thành theo bạn đánh giá đã đạt hay chưa.
Cần sắp xếp công việc dựa trên tính quan trọng và khẩn cấp
Lập báo cáo và đánh giá kết quả hàng ngày
Một khối lượng công việc quá lớn, nhiều khi không thể quản lý hết được công việc mà mình cần làm, sự giúp đỡ của máy móc, những thiết bị nhắc nhở công việc là công cụ quản lý công việc hàng ngày. Đừng giao hết nhiệm vụ cho trí nhớ của bạn mà hãy để cho thiết bị nhắc nhở bạn giúp bạn làm được điều đó. Như vậy sẽ được hoàn thành hiệu quả hơn, đầy đủ hơn khi biết cách sử dụng những công cụ hỗ trợ hợp lý.
Sau một ngày bạn lập báo cáo và đánh giá công việc của mỗi người được giao, đánh giá kết quả công việc hàng ngày là điều cần thiết để bạn có thể tự nhận ra mình đã làm tốt chưa, giao việc đúng người chưa, giúp bạn định hình được tiến độ công việc và có những giải pháp hiệu quả hơn trong tương lai.
Hãy chấm điểm hoàn thành của kế hoạch của bạn, nó sẽ giúp bạn biết mình làm tốt chưa, và cần trau dồi thêm điểm nào với công việc tương tự lần sau sẽ làm tốt hơn.
Xem thêm: Top 20 ứng dụng công việc tiện lợi cho dân văn phòng
Kỹ năng phân bổ công việc
Truyền đạt lại nhiệm vụ
Vấn đề làm việc nhóm và phân công công việc như thế nào là công bằng luôn là nỗi lo lớn nhất khi bắt đầu làm việc nhóm. Và công việc của người quản lý là phải làm điều này ít nhất 2 tuần 1 lần.
Để việc truyền đạt, phân công công việc được rõ hơn, bạn cần ghi cụ thể những công việc cần thiết ra bảng phân công và phân việc phù hợp với năng lực từng người, tránh việc ôm quá nhiều công việc, cần truyền đạt lại từng người cần làm những gì, kết quả ra sao, báo cáo thế nào để được rõ ràng. Và người thực hiện công việc cũng biết để có thể làm một cách chỉn chu nhất.
Phân công đúng người đúng việc
Đầu tiên, hãy hiểu rõ nhân viên của mình và trong quá trình truyền đạt họ có tập trung vào những gì bạn nói không? Họ có đang vội và lắng nghe bạn không? Cần một vấn đề quan trọng hơn cả sự tập trung đó là bạn cần xác định ai là người có đủ khả năng uy tín và động lực hoàn thành nhiệm vụ của bạn giao.
Truyền đạt nhiệm vụ giao đúng người đúng việc là bạn đã quản lý công việc rất tốt
Xem thêm: “Lính mới” nên hòa nhập với đồng nghiệp bằng cách nào?
Quy định rõ thời gian thực hiện công việc
Sau khi phân được đúng người đúng việc thì cần đảm bảo rằng bạn truyền đạt rõ khung thời gian và thời hạn hoàn thành công việc. Nếu việc này bạn không gấp, hãy nói rõ những vẫn phải đảm bảo nhân viên của bạn làm đúng tiến độ và thời gian hoàn tất công việc. Bên cạnh đó, hãy ghi chú vào lịch làm việc của bạn để có thể tiện kiểm tra và theo dõi lịch. Việc theo dõi thời gian sẽ đảm bảo trách nhiệm đối với công việc của cả hai bên.
Đặt ra mục tiêu KPI về công việc
Việc đặt ra mục tiêu KPI cho nhân viên của bạn là vô cùng quan trọng, nhờ vào KPI bạn sẽ đánh giá được nhân viên của bạn làm việc có hiệu quả hay không, có đạt mục tiêu đề ra hay không để dễ dàng kịp thời khen thưởng hay đưa ra hình phạt thích đáng nếu không hoàn thành công việc đó. Giao việc phải đi đôi với KPI đặt ra để có thể quản lý chất lượng tốt hơn, và đó cũng là trọng trách cốt lõi của một nhà quản lý.
Đặt ra KPI cho nhân viên là việc đánh giá hiệu xuất chứ không phải hoạt động, bởi vậy cần có chính sách đánh giá chuẩn xác nhất hiệu quả công việc của nhân viên, chứ không phải là họ chăm chỉ ra sao, chấp hành đúng giờ giấc làm việc như thế nào,… cái đó chỉ là một phần nhỏ trong tuân thủ nội quy công ty. Mà quan trọng nhất vẫn là hiệu quả làm việc của họ.
Trên đây là các kỹ năng quản lý và phân bổ công việc hiệu quả để bạn tham khảo, để thực hiện điều này không hề đơn giản, cần có kinh nghiệm thực tế và khả năng quản lý, phân việc tốt. Hãy tham khảo để bạn trở thành nhà quản lý tốt nhất nhé.
Một số thông tin hữu ích bạn cần tham khảo:
