Văn phòng phẩm là những vật phẩm đơn giản, phục vụ cho các hoạt động văn phòng như: Giấy in, số, giấy viết, bút, ghim, kẹp, kéo, băng dính, file lưu trữ hồ sơ,… Các công ty cần có quy trình quản lý văn phòng phẩm để sử dụng hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho công ty nhất. Dưới đây là một số tổng hợp của văn phòng phẩm Fast để bạn tham khảo.
Lý do cần quản lý văn phòng phẩm
Quản lý văn phòng phẩm là điều cần thiết để tiết kiệm chi phí cho công ty
Dù là công ty lớn hay nhỏ thì việc quản lý văn phòng phẩm một cách khoa học sẽ giúp quá trình làm việc đạt được hiệu quả cao hơn và giảm nhiều chi phí phát sinh về dụng cụ văn phòng phẩm không cần thiết và để số tiền đó vào mục đích phát triển doanh nghiệp.
Với kế hoạch quản lý văn phòng phẩm thì công ty sẽ hoạt động trở nên hiệu quả và trơn tru hơn để bổ sung văn phòng phẩm kịp thời để hoàn thành công việc nhanh nhất.
Kiểm soát được số lượng văn phòng phẩm mua vào với số lượng lớn sẽ giảm chi phí và biết được hàng tháng công ty của mình có khả năng bao nhiêu loại vật dụng văn phòng phẩm và có thể tái sử dụng các văn phòng phẩm cần thiết.
Một số cách quản lý văn phòng phẩm bạn cần biết
Cần có cách quản lý văn phòng phẩm
Dựa vào nhu cầu của từng phòng, bộ phận: Trước khi mua đồ dùng văn phòng phẩm cho công ty thì bạn cần phải lập danh sách các loại vật dụng mà mỗi phòng, bộ phận cần sử dụng. Cách làm này giúp bạn có thể kiểm soát số lượng văn phòng phẩm cần thiết để mua từ nhà cung cấp tránh được việc gây lãng phí và những vật dụng không cần thiết.
Quản lý văn phòng phẩm hợp lý: Văn phòng phẩm cần được phải quản lý hiệu quả và đặt ở một kho, tủ cất nhất định trong văn phòng, việc đó sẽ giúp phân bổ hợp lý và giám sát dễ dàng. Bạn nên thường xuyên kiểm tra trong kho để biết các nhân viên trong công ty sử dụng lãng phí hay không cũng như phát hiện phòng ban nào sắp hết để cấp phát, thu mua kịp thời, phục vụ công việc của các nhân viên.
Đưa ra định mức sử dụng văn phòng phẩm: Mỗi bộ phận, phòng ban cần phải có định mức sử dụng văn phòng phẩm phù hợp để có thể phân phối hợp lý và sử dụng tiết kiệm, hiệu quả. Hàng tháng hoặc hàng quý cần phải kiểm tra định kỳ rà soát mức sử dụng theo từng công việc để đáp ứng được nhu cầu sử dụng hợp lý. Trong khi đó giám sát kho lưu trữ dụng cụ văn phòng phẩm lên danh sách đặt mua cho công ty kịp thời. Bên cạnh đó giám sát hoạt động các dụng cụ văn phòng phẩm tránh bị thất lạc.
Tái sử dụng văn phòng phẩm: Rất nhiều đồ dùng văn phòng phẩm có thể tái sử dụng được để tiết kiệm được nhiều chi phí góp phần bảo vệ môi trường hơn.
Đối với các loại giấy in ấn đã sử dụng bạn có thể dùng mặt còn lại để in các văn bản lưu hành nội bộ, làm giấy nháp, giấy ghi chú,… Các thùng giấy trống có thể đặt làm các hộp tài liệu, đồ lưu trữ cá nhân cho nhân viên. Các loại bút viết hết mực có thể mua mực để bơm vào thêm và không nhất thiết phải mua những cây bút mới. Bên cạnh đó các nhân viên có thể sử dụng chung với nhau các loại dụng cụ văn phòng phẩm như kéo, kim bấm, kẹp bướm, giỏ đựng hồ sơ,…
Cách quản lý văn phòng phẩm hiệu quả nhất
Hướng dẫn quy trình quản lý văn phòng phẩm
Định mức sử dụng
Mỗi loại văn phòng phẩm phải có định mức sử dụng. Phòng Hành chính lập định mức sử dụng tạm tính, định mức sử dụng tạm tính được thảo luận thống nhất với Trưởng bộ phận, sau đó chuyển BGĐ Công ty duyệt. Hàng quý, rà soát lại định mức sử dụng văn phòng phẩm cho phù hợp
Quy trình cấp phát văn phòng phẩm
- Vào ngày 28 hàng tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị văn phòng phẩm của tháng sau theo biểu mẫu, chuyển trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển người quản lý xem xét.
- Phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng tổng hợp tất cả các bảng đề xuất và làm bảng tổng hợp thì chuyển ban giám đốc duyệt.
- Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng hành chính nhân sự tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua văn phòng phẩm theo yêu cầu.
- Văn phòng phẩm được mua làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng. Mỗi lần mua bằng 60 % tổng nhu cầu của tháng .
- Việc cấp phát thực hiện làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng. Mỗi lần cấp phát bằng 50 % nhu cầu của tháng. Sau khi kiểm tra xong thì người nhận văn phòng phẩm ký tên vào biên bản cấp phát mã số.
Quy trình quản lý văn phòng phẩm cho công ty
Quản lý và sử dụng văn phòng phẩm
- Công nhân viên được cấp phát văn phòng phẩm phục vụ cho công việc được giao trên cơ sở đúng mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí.
- Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra trực tiếp việc sử dụng văn phòng phẩm của Công nhân viên trực thuộc.
- Phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi sử dụng văn phòng phẩm trong công ty. Đảm bảo định mức tồn kho là 20%.
Trên đây là những quy trình quản lý văn phòng phẩm cho doanh nghiệp, hy vọng qua bài viết này của văn phòng phẩm FAST sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan để biết quản lý như thế nào để tiết kiệm và hiệu quả nhất.
