Nhiệm vụ của người quản lý hàng là kiểm soát lượng hàng xuất nhập trong kho hàng. Tuy nhiên trong quá trình làm việc với số lượng hàng lớn sẽ có nhiều phát sinh, vấn đề xảy ra. Thế nên để kiểm soát tốt được lượng hàng hóa lớn, người ta thường sử dụng phiếu xuất nhập kho. Vậy khi mắc phải các lỗi thường gặp khi lập phiếu xuất nhập kho có cách nào giải quyết vấn đề này? Hãy cùng theo dõi thông tin chi tiết sau đây nhé.
Phiếu nhập kho là gì?
Phiếu nhập kho là chứng từ ghi lại, theo dõi tình hình tài sản của doanh nghiệp. Nó cung cấp thông tin về nguồn tài sản, biến động tài sản. Là cơ sở giúp xác định các số liệu chi tiết, chi tiết nguyên vật liệu, hàng hóa, tài sản cố định của doanh nghiệp, số liệu tồn kho,..
Phiếu nhập xuất – nhập kho giúp kế toán doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi định kỳ, liên tục và chính xác nhất nguồn hàng hóa, đảm bảo quá trình quản lý được diễn ra dễ dàng hơn.
Ngoài ra, phiếu xuất nhập kho cũng có thể do bộ phận kho quản hoặc bộ phận quản lý, tùy thuộc vào cách tổ chức, quản lý và quy định của từng doanh nghiệp.
Phiếu xuất nhập kho
Mục đích sử dụng phiếu xuất nhập kho
Phiếu nhập kho được dùng tại các nhà kho, khu vực quản lý hàng hóa, tư liệu sản xuất, được trang bị cho toàn hệ thống sản xuất. Phiếu xuất được dùng trong trường hợp hàng hóa, dụng cụ, nguyên liệu được mua từ bên ngoài nhập và kho hàng.
Với các sản phẩm mua ngoài, tự gia công, chế biến, nhận góp vốn cũng cần phải lập phiếu nhập kho trước khi được đưa vào kho hàng. Phiếu này có tác dụng quản lý cho toàn bộ hàng hóa, sản phẩm trong kho phù hợp với phần mềm quản lý để theo dõi, giám sát tình trạng của kho hàng.
Xem thêm: Dành cho ma mới ngành hội hoạ – Mới học vẽ cần những hoạ cụ gì?
Quy trình sử dụng phiếu xuất nhập kho
Phiếu xuất nhập kho phải được thành lập thành 3 liên. Sau khi lập phiếu xong người lập và kế toán trưởng ký rồi mới chuyển tới giám đốc hoặc người có ủy quyền duyệt, có chữ ký và ghi rõ ràng họ tên.
Sau cùng phiếu nhập giao cho người nhận phiếu xuống kho hàng, sau khi tiến hành xuất kho, thủ kho phải ghi rõ ngày, tháng, năm xuất kho cùng với người nhận hàng ký và ghi rõ họ tên vào phiếu. Cả quy trình này sẽ được giám sát dựa trên nhân viên khi, thủ kho hoặc các bộ phận quản lý kho hàng.
Quy trình lập phiếu xuất nhập kho
Tầm quan trọng của phiếu xuất nhập kho
Với việc kiểm soát hàng vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, từ thương mại đến sản xuất và xây lắp. Với những doanh nghiệp nhỏ, việc kiểm soát hàng xuất và nhập có vẻ đơn giản nhưng lại tìm ẩn rất nhiều rủi ro và sai sót. Điều này dẫn đến nhiều khó khăn cho kế toán mỗi khi kiểm đếm và quyết toán cuối kỳ.
Với doanh nghiệp càng lớn thì rủi ro lại càng cao và phức tạp hơn hẳn. Do đó để kiểm tra và tránh mắc phải các sai lầm, thường kế toán kho sẽ trang bị đầy đủ phiếu xuất – nhập kho để tiện cho việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa.
Phiếu xuất nhập giúp kiểm soát số lượng hàng hóa nhập và xuất. Khi xảy ra vấn đề mà từ đó có những phương án, giải pháp kịp thời cho toàn bộ kho hàng.
Xem thêm: 4 lưu ý khi tự sáng tạo không gian làm việc tại nhà
Lỗi thường gặp khi lập phiếu xuất nhập kho
Lỗi ở phiếu xuất nhập kho
- Lập phiếu xuất nhập kho không đúng, không có đầy đủ thông tin
- Phiếu xuất nhập kho mờ, không rõ chữ
- Nội dung phiếu xuất nhập kho không đầy đủ, không rõ ràng, phù hợp.
Lỗi gặp phải khi lập phiếu xuất nhập kho
Lỗi thường gặp khi lập phiếu xuất nhập kho
- Số liệu xuất – nhập kho ghi trên hóa đơn, chứng từ không đúng với số liệu thực tế.
- Trên phiếu xuất nhập kho không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ ký, các chỉ tiêu không thống nhất,.. Mã hàng giữa hàng tồn khi và kế toán kho không thống nhất.
- Chưa quy định rõ ràng ai là người đặt mã hàng tồn khi trong quy trình mua hàng.
- Không viết phiếu xuất kho cho 1 lần mà đợi đến cuối tháng mới viết 1 lần.
- Giá trị của hàng tồn kho, nhập kho khác xa với giá trị trên tờ hóa đơn
- Biên bản hủy hàng tồn kho kém phẩm chất, không ghi rõ phương pháp kỹ thuật để tiêu hủy.
Xem thêm: 2 điều bạn cần biết để sử dụng USB đúng cách
Cách để tránh lỗi khi lập phiếu xuất nhập kho
- Để khắc phục các vấn đề liên quan đến lỗi khi lập phiếu xuất nhập kho. Trước tiên bạn cần trang bị cho mình loại phiếu nhập hoặc xuất kho đúng chuẩn theo quy định để đảm bảo sự chấp thuận của ban quản lý thẩm quyền.
- Ghi phiếu xuất nhập kho đúng đắn, không sai lệch
- Kế toán kho lập và kiểm tra phiếu xuất nhập hàng thường xuyên và định kỳ để hạn chế sai sót ở mức tối đa nhất. Lập phiếu xuất nhập kho luôn đúng lúc, đúng thời điểm.
Tránh các lỗi thường gặp khi lập phiếu xuất nhập kho
Với những gì mà văn phòng phẩm Fast mang đến, giờ đây bạn đã biết thêm về các lỗi thường gặp ở phiếu xuất nhập kho, chỉ cho bạn cách để tránh trường hợp này xảy ra. Cùng tham khảo để giúp bản thân không mắc phải các sai lầm đáng tiếc này nhé.
Một số thông tin hữu ích bạn cần biết:
