Ngày nay, đời sống của chúng ta đang ngày càng được công nghệ hóa, trở thành lối sống hiện đại 4.0, nhờ tính thuận tiện và nhanh chóng. Hầu hết mọi công việc đều có thể trao đổi qua email, dù cho hai người đang ở khác đất nước hay thành phố, đều có thể dễ dàng trao đổi thông tin trong tích tắc. Do đó kỹ năng viết email là kỹ năng vô cùng quan trọng bạn cần nắm vững khi đi làm, đặc biệt là giới văn phòng. Vậy hãy cũng Văn phòng phẩm FAST tìm hiểu về một email đúng chuẩn và chuyên nghiệp cho các bạn thông qua bài viết dưới đây nhé!
Đầu tiên bạn cần phân biệt giữa CC và BCC
Khi tạo một email mới, bạn sẽ thấy trong khung cửa sổ mail có 2 phần luôn hiển thị trong mục “To” (gửi đến) là “CC” và “BCC”. Thực chất CC (carbon copy) và BCC (blind carbon copy) đều mang chức năng tạo ra các bản sao, giúp gửi mail đến nhiều người nhận cùng lúc nhưng địa chỉ mail nhận chính thức thì cần phải điền ở mục “To”.
Chú ý phân biệt CC và BCC khi viết email sẽ giúp bạn tránh những việc đáng tiếc sau này
Tuy nhiên khi bạn sử dụng CC đồng nghĩa với việc đối phương có thể thấy danh sách địa chỉ mail của những người cũng nhận được thư đó. Vì vậy CC gồm những người nhận công khai và không cần bảo mật danh tính, họ vẫn có thể tham gia vào cuộc nói chuyện trong email. Ngược lại, BCC được dùng trong trường hợp người gửi không muốn để lộ thông tin người nhận, họ sẽ không thể xem danh sách những ai cùng được nhận email này. Vậy nên không ai biết cuộc nói chuyện qua email đang diễn ra như thế nào và không thể tham gia vào nhau.
Ví dụ:
Bạn viết email xin nghỉ phép, bạn sẽ gửi thư đến trưởng phòng và các thành viên trong phòng kế toán của công ty bạn và sử dụng CC. Bởi vì khi nhìn vào mail của bạn, sếp biết được bạn đã gửi email đến phòng kế toán để tính số ngày nghỉ cho bạn. Đương nhiên phòng kế toán cũng cần biết bạn có được sếp duyệt nghỉ hay không.
Một ví dụ khác:
Bạn viết mail gửi đến các khách hàng bảng báo giá. Ở tình huống này bạn sẽ cần dùng BCC, bởi vì bạn không muốn cho họ biết về nhau, và cũng không muốn các khách hàng biết việc bạn gửi thêm các bản copy cho người khác.
Xem thêm: Top 20 ứng dụng làm việc cho dân văn phòng
Một số lưu ý quan trọng mà bạn cần phải nằm lòng khi viết Email
Rất nhiều nhà kinh doanh chia sẻ rằng họ rất khó chịu khi nhận những email bị lỗi và họ gần như quăng vào thùng rác khi vừa mới mở thư. Vậy cần lưu ý những điều gì khi viết một email?
Cấu trúc cơ bản của một email
Cấu trúc cơ bản của một email mà bạn cần phải nằm lòng
Một email tiêu chuẩn bao gồm các phần: Tiêu đề, lời chào, nội dung, phần kết thư và cuối cùng là chữ ký người gửi. Bạn luôn luôn phải đảm bảo email của mình có đủ các phần trên trước khi gửi thư đi. Đây là cách viết mail văn phòng, giúp những email được gửi đi của bạn trở nên chuyên nghiệp và lịch sự hơn.
- Tiêu đề: Ngắn gọn, rõ ràng, không dài dòng, lan man. Đây sẽ là căn cứ để người nhận phân loại mức độ quan trọng của email mà bạn gửi đến và tạo ấn tượng trong mắt người đọc.
- Lời chào: Luôn sử dụng các câu chào chuyên nghiệp. Nếu thiếu, email sẽ trở nên hụt hẫng và không chuyên nghiệp. Tuy nhiên, lời chào cũng phải chính xác, tốt nhất nên kèm theo tên người nhận. Hãy cân nhắc thật kĩ vai vế của đối tượng nhận email để sử dụng danh xưng cho đúng hoặc lược bỏ nó khi cần.
- Nội dung: Cần liệt kê đầy đủ những thông tin cần trao đổi, đương nhiên giọng văn nên lịch sự, nhẹ nhàng, đặc biệt là các lỗi chính tả không được phép xuất hiện và nên tách dòng thành các đoạn nhỏ.
- Phần kết thư: Nhấn mạnh lại điều quan trọng trong thư nếu thấy cần thiết, sau đó không quên gửi đến họ lời chúc hoặc lời cảm ơn chân thành.
- Chữ ký: Là phần cuối cùng, gồm họ tên đầy đủ của người gửi, chức vụ chính tại công ty, thông tin liên hệ khác như số điện thoại văn phòng/cá nhân, email cá nhân, địa chỉ và logo công ty.
Xem thêm: Học cách quản lý và phân bổ công việc hiệu quả
Xác định đúng đối tượng ( email công việc, email thân mật)
Xác định đúng đối tượng viết mail để chọn văn phong phù hợp
Những email dùng trong công việc sẽ có các từ ngữ, câu văn nghiêm chỉnh hơn email thân mật rất nhiều. Bạn không thể bàn bạc công việc với đối tác hoặc sếp bằng những câu nói đùa giỡn được. Và bạn cũng không thể gửi những email mang tính trang trọng để hỏi thăm một ai đó. Vậy nên tùy đối tượng để sử dụng email công việc hay email thân mật đúng lúc.
Lưu ý khi viết thư
- Email Formal: Là những email có văn phong trang trọng, câu cú và từ ngữ phức tạp, nghiêm túc. Dạng email này thích hợp dùng cho công việc hơn việc thăm hỏi, mời chào.
- Email Informal: Văn phong thân thiện, câu và từ ngữ đều ngắn gọn, quen thuộc trong sinh hoạt hằng ngày, thích hợp sử dụng khi đối phương là bạn bè, người thân…
Những điều cấm kỵ khi viết Email mà bạn cần tránh
Hãy chú ý tránh những lỗi sau nếu bạn không muốn email của mình thiếu chuyên nghiệp
Xem thêm: 8 cách tiết kiệm giấy in tối đa cho dân văn phòng
Trong quá trình viết thư, ngoài những vấn đề cơ bản trên, bạn cũng cần chú ý một số quy tắc khác để người đọc cảm nhận được sự chuyên nghiệp của bạn như:
- Sử dụng địa chỉ email thiếu chuyên nghiệp: Nếu sử dụng email của nơi bạn làm việc thì địa chỉ đó phải có tên công ty của bạn (ví dụ: abcxyz@vng.com.vn). Trường hợp bạn dùng email cá nhân, sẽ rất không phù hợp nếu bạn sử dụng những email “dễ thương” như kiểu boydeptrai@… Tốt nhất, để được đánh giá cao và dễ tiếp nhận thì bạn hãy tạo và dùng một email mang tên mình như khoinguyen.ctv@…
- Sử dụng những câu nói quá thân mật trong Email Formal: Bạn có thể thoải mái dùng các câu cực kỳ thân mật trong nhắn tin hay email informal, nhưng trong email formal lại không phù hợp.
- Quên đính kèm file trong thư: Đây là một điều đại kỵ, nhất là trong các email công việc. Bởi vì đối tượng nhận mail sẽ có cái nhìn bất lợi về bạn, đồng thời cũng gây trở ngại trong quá trình làm việc hoặc trao đổi công việc.
- Không điền phần Subject: Tiêu đề (hay subject) là mục vô cùng quan trọng của một email. Bạn nhất định không được để trống dòng này nếu không muốn thư của mình được người nhận hiểu lầm là thư rác, tốt nhất bạn nên điền đầu tiên để tránh lãng quên.
- Viết tắt hay đính kèm các icon trong thư: Bạn nên tập thay đổi thói quen viết tắt và thêm icon biểu cảm khi nhắn tin từ bây giờ là vừa rồi đấy. Một email chuyên nghiệp sẽ không bao giờ là nơi bạn có thể thêm vào bất kỳ icon nào cả, cũng như bạn không được phép viết tắt trong email, đặc biệt là email formal.
- Nội dung email quá dài: Một email có nội dung quá dài sẽ dễ bị lan man, làm mất thời gian của cả người viết và người đọc thư, khó nắm được ý chính cần truyền tải. Vì vậy viết mail không nên dài quá, cũng không nên ngắn quá.
- Nhập sai địa chỉ email người nhận: Tốt nhất bạn nên nhập địa chỉ mail người nhận cuối cùng để tránh các sự cố gửi nhầm hay vô tình bấm gửi khi chưa viết xong. Đồng thời, bạn sẽ giảm được rủi ro nhập sai email người nhận khiến thư không đến đúng nơi cần thiết gây nên những hiểu lầm không đáng có.
Hy vọng với những lưu ý khi gửi mail ở trên phần nào giúp ích cho bạn, Fast mong rằng bạn sẽ rút ra được những kinh nghiệm để có thể viết được những email chuyên nghiệp hơn, nhận được sự đánh giá cao từ đồng nghiệp và cấp trên để công việc được thuận tiện hơn sau khi tham khảo bài viết này.
Một số thông tin hữu ích bạn cần tham khảo:
- Một số mẹo sắp xếp hồ sơ, tài liệu khoa học – dễ tìm
- “Lính mới” hòa nhập với đồng nghiệp bằng cách nào?
- Trọn bộ bí kíp gõ máy tính siêu nhanh cho dân văn phòng
- Mách bạn cách thay mực con dấu nhanh và hiệu quả tại nhà
