Trong thời đại công nghệ số, các ứng dụng làm việc và công cụ hỗ trợ dần trở nên không thể thiếu đối với đời sống văn phòng. Có sự trợ giúp của nền tảng số, công việc của bạn trôi chảy, nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều. Hãy cùng Fast khám phá những ứng dụng tốt nhất trên cả hai nền tảng desktop và smartphone để không còn áp lực, làm việc nhàn tênh trong bài viết dưới đây.
Ứng dụng làm việc trên nền tảng desktop
Faceworks – công cụ quản lý đa lĩnh vực
Faceworks là một website chuyên cung cấp các gói dịch vụ được lập trình sẵn để giúp các doanh nghiệp quản lý nhân sự, cũng như tương tác với khách hàng hiệu quả hơn. Ưu điểm của Faceworks là hoạt động hoàn toàn trên không gian ảo. Bạn không cần mất công gặp gỡ trực tiếp mà vẫn trao đổi đầy đủ và hiệu quả công việc.
Các gói dịch vụ phổ biến nhất của Faceworks hiện nay bao gồm:
- Phần mềm quản lý doanh nghiệp
- Phần mềm quản lý giáo dục
- Phần mềm quản lý dịch vụ
- Phần mềm quản lý xây dựng
Gói dịch vụ đa dạng là ưu điểm của ứng dụng Faceworks
Xem thêm: Học cách quản lý và phân bổ công việc hiệu quả
Mặc dù là phần mềm được lập trình sẵn, dựa trên data của rất nhiều thương hiệu và nghiên cứu điển hình (case study) khác nhau nhằm tối ưu hiệu quả quản lý từ cấp thấp (làm việc nhóm) đến cấp cao (quản lý tổng thể công ty) nhưng người sử dụng vẫn có quyền yêu cầu Faceworks thay đổi các chức năng trong gói quản lý cho phù hợp nhất với tình hình thực tế của mình.
Ưu điểm của Faceworks là hoạt động đa nền tảng web, có gói dịch vụ phù hợp cho cá nhân, nhóm nhỏ và tổ chức lớn. Phần mềm thiết kế gọn nhẹ, độ bảo mật dữ liệu cao, dễ dàng tùy chỉnh.
Izwork – quản lý tiến độ công việc
Izwork cũng là một ứng dụng hoạt động đa nền tảng website với giao diện thân thiện. Ứng dụng này cho phép người dùng tạo bảng quản lý dự án (task list), phân công đầu việc một cách đơn giản và trực quan, dễ dàng nắm bắt được thành viên nào đang làm việc gì và tiến độ đến đâu.
Số lượng dự án không giới hạn và chuyển đổi linh hoạt, đơn giản giữa các dự án, giúp bạn thuận tiện quản lý nhiều công việc cùng lúc.
Công cụ còn hỗ trợ tự động sắp xếp công việc thông minh theo thứ tự ưu tiên, bảo mật thông tin tốt. Điểm cộng cực lớn của Izwork là cho phép chia sẻ file không giới hạn định dạng và dung lượng.
Bitrix24 – kiểm soát khối lượng công việc
Bitrix24 gây ấn tượng với người dùng nhờ khả năng chuyển đổi khối lượng công việc về các dạng biểu đồ và sơ đồ ưu tiên, giúp bạn dễ dàng đánh giá được mức độ cấp thiết của đầu việc và chủ động sắp xếp thời gian hoàn thành deadline. Ứng dụng này đặc biệt có ích khi bạn có quá nhiều công việc nhỏ khác nhau, với Bitrix24 bạn không còn lo bị rối hay bỏ lỡ, bỏ quên các task.
Giao diện thân thiện và hiện đại của Bitrix24
Xem thêm: Học cách bảo quản và sắp xếp hồ sơ văn phòng khoa học
Ngoài ra Bitrix24 cũng hữu ích trong lĩnh vực kinh doanh, đặc biệt là thương mại điện tử khi hỗ trợ bạn liên hệ khách hàng và quản lý data của khách. Bitrix24 còn hỗ trợ giao tiếp nội bộ và quản lý nhân viên khi tự xây dựng một nền tảng giao tiếp và liên kết với các kênh truyền thông khác, chẳng hạn như e-mail.
Bitrix hoạt động trên nhiều nền tảng, ngoài phiên bản website còn có ứng dụng trên cả 2 hệ điều hành phổ biến Android và iOS.
Cloudoffice – hỗ trợ chia sẻ và lưu trữ tài liệu
Cloudoffice được ví như một văn phòng điện tử khi hỗ trợ quản lý hầu hết các nghiệp vụ công sở. Nổi bật nhất là tính năng đăng tải không giới hạn định dạng, lưu trữ file khoa học và chia sẻ online với đồng nghiệp. Các nhà quản lý cũng có thể sử dụng Cloudoffice để phân bổ các đầu việc, kiểm soát tiến độ cũng như trao đổi với nhân viên.
Cloudoffice chia làm các phân hệ chính: Văn bản, Công việc, Tài liệu, Tiện ích, Quản trị và Cá nhân. Ở mỗi hạng mục này bạn sẽ tìm thấy các tiện ích tương ứng hỗ trợ bạn tăng hiệu suất công việc và quản lý thời gian hiệu quả. Thiết kế ứng dụng khá đơn giản, bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để làm quen.
Clouoffice cũng có ứng dụng làm việc dành riêng cho điện thoại, hoạt động trên 2 hệ điều hành Android và iOS.
Trello – tăng cường hiệu quả làm việc nhóm
Trello là ứng dụng làm việc hàng đầu trong giao tiếp và phân công việc theo nhóm. Với giao diện sinh động và hiện đại, ứng dụng giúp khơi dậy hứng thú làm việc trong bạn.
Cách thức vận hành của Trello rất đơn giản: trưởng nhóm tạo một dự án mới, sau đó phân bố các đầu việc, gắn kèm người thực hiện đầu việc đó. Danh sách công việc chia làm 3 nhóm: Cần làm, Đang làm và Đã hoàn thành. Sự trực quan này giúp bạn dễ dàng nắm được ai đang làm việc gì, đâu là nhiệm vụ cần ưu tiên, và đầu việc nào cần trợ giúp.
Trello là ứng dụng phân bổ đầu việc teamwork đứng đầu hiện nay
Trello còn liên kết với một số ứng dụng tăng hiệu suất – hỗ trợ giao tiếp khác như Confluence, Slack, Dropbox, Google Drive và Evernote, tạo thành hệ sinh thái làm việc cực nhịp nhàng.
Xem thêm: Bật mí phương pháp giúp đánh bay ngay stress công việc
MyXTeam – trao đổi và kiểm soát đầu việc
MyXTeam là ứng dụng làm việc hoạt động trên mọi nền tảng website và cũng có dạng app điện thoại Android lẫn iOS. Sử dụng MyXTeam, bạn dễ dàng trao đổi với đồng nghiệp, thiết lập lịch làm việc thông minh với tính năng đặt lịch, xác định được công việc ưu tiên và chia sẻ tập tin không giới hạn dung lượng. Tóm lại, bạn có thể làm việc ở bất cứ đâu, vào bất cứ lúc nào với MyXTeam.
Người quản lý có thể tạo bảng phân công công việc, ghi chú các công việc quan trọng và trao đổi cụ thể từng đầu việc với từng người, cho hiệu suất làm việc tăng gấp 3 lần. MyXTeam cũng giúp chuẩn hóa các văn bản báo cáo, và gợi ý tư vấn lập các loại kế hoạch như kế hoạch kinh doanh, marketing, tổ chức sự kiện,…
Zoom – ứng dụng họp nhóm
Zoom là cái tên đã quá quen thuộc trong những năm gần đây. Đây là ứng dụng làm việc chuyên dùng để tổ chức các buổi tập huấn, thuyết trình và hội thảo từ xa. Ưu điểm của Zoom là sử dụng đơn giản, có độ bảo mật cao. Ứng dụng này cũng hỗ trợ chia sẻ tài liệu, trình chiếu PPT và lên lịch họp.
Zoom có liên kết với một số ứng dụng khác để chia sẻ hình ảnh và tập tin HD như Google Drive, Dropbox hoặc Box.
Microsoft Teams – hội họp và chuyển đổi tập tin
Cũng tương tự như Zoom, đây là ứng dụng chuyên dùng cho trao đổi hội nhóm với số lượng thành viên tham gia lớn. Điểm khác biệt và cũng là ưu điểm lớn của Microsoft Teams là sự tích hợp với bộ Office 365 bao gồm toàn bộ những định dạng file phổ biến đối với dân văn phòng, giúp bạn dễ dàng nhận và chia sẻ file.
Họp, cộng tác và chia sẻ dữ liệu – tất cả đều có trong Microsoft Teams
Microsoft Teams cũng cho phép người dùng chia sẻ màn hình với nhau hoặc tạo ghi chú cuộc họp ngay trong Teams, giúp tăng hiệu quả trao đổi và ghi nhớ được nhiều nội dung hơn. Ứng dụng này hỗ trợ đa nền tảng và có cả app trên điện thoại.
Monday – ứng dụng làm việc nhóm, liên kết rộng
Monday là một ứng dụng khá thú vị với diện mạo hiện đại bắt mắt. Nó liên kết với nhiều app khác như Gmail, Slack, Google Calendar, Github,… với tốc độ chuyển đổi khá nhanh, tạo cho bạn một hệ sinh thái đầy đủ các tính năng cần thiết cho công việc.
Ưu điểm lớn nhất của Monday là hiển thị báo cáo và insights dưới dạng biểu đồ và timelines rất trực quan sinh động. Thông tin được nén nhiều hơn với thời gian tiếp nhận ngắn hơn, tăng cường hiệu suất làm việc của bạn.
Về cơ bản ứng dụng làm việc Monday cũng tương tự như Trello khi cho phép tạo nhiều checklist sắp xếp theo tiến độ hoàn thành. Bạn có thể theo dõi thủ công bằng cách cài đặt deadline hoặc thiết lập tự động với những tác vụ lặp đi lặp lại (như nộp báo cáo vào mỗi cuối tuần).
Monday được đánh giá cao trong bảo mật thông tin khi sử dụng tính năng bảo vệ 2 lớp. Ứng dụng có thể dùng thử 14 ngày không mất phí.
Xem thêm: Những quy tắc cần phải tuân thủ để viết email chuyên nghiệp hơn
Panda Focus Mode – quản lý thời gian, tăng độ tập trung
Bạn đã gặp phải tình huống mở một cửa sổ mới trên trình duyệt rồi quên luôn mình định làm gì ở cửa sổ cũ? Panda Focus Mode ra đời để giúp bạn khắc phục sự phân tâm xao nhãng đó.
Cụ thể ứng dụng làm việc này sẽ giúp bạn ghi chú lại những công việc phải làm ở các tab khác nhau, chỉ cần bạn bật lên là sẽ hiện ra nhắc nhở. Đối với những người hơi “não cá vàng” một chút thì Panda Focus Mode sẽ rất có ích trong tăng cường hiệu suất công việc.
Panda Focus Mode đơn giản nhưng hiệu quả
Ứng dụng làm việc trên nền tảng smartphone
Google Keep – ghi chú thông minh, nhiều tùy biến
Google Keep hiện đang có mặt trên smartphone dùng hệ điều hành Android. Công cụ phát triển bởi ông lớn Google cho phép người dùng đồng bộ hóa thông tin trên website và app điện thoại, tức là có thể chạy đa nền tảng.
Tính năng chính của Google Keep là tạo ghi chú nhanh, đóng vai trò như một cuốn sổ tay ảo. Bạn có thể tạo ghi chú dạng văn bản hoặc dạng ghi âm (sau đó Google Keep sẽ tự động chuyển thành dạng chữ viết), thêm hình ảnh hoặc hình vẽ trực quan. Ứng dụng làm việc này cũng hỗ trợ tạo bảng công việc cần làm (check list) giúp bạn chủ động nắm được đầu việc, sắp xếp công việc khoa học.
Wunderlist – checklist thông minh nhất
Wunderlist có giao diện thiết kế khá trực quan, tính năng chính là tạo danh sách các việc cần làm với nhiều tùy biến sắp xếp: theo độ quan trọng, theo địa điểm,…. Hiện tại Wunderlist đã được sát nhập với Microsoft To Do, app có thể chuyển đổi qua lại giữa nền tảng website và smartphone.
Ứng dụng làm việc này theo sát tiến độ công việc của bạn khi có hẹn giờ thông báo nhắc nhở cho từng tác vụ (nhắc trước để gợi nhớ, và nhắc sau để cảnh báo).
Gọn gàng và thông minh là những nhận xét dành cho Wunderlist / Microsoft To Do
Office Pro – tổng hợp tài liệu
Ứng dụng làm việc Office Pro cho phép người dùng đăng tải, chia sẻ và kết nối dữ liệu online trên mọi nền tảng, để bạn thuận tiện truy cập bất cứ lúc nào. Các cơ sở dữ liệu lưu trữ mà Office Pro có liên kết đến bao gồm: google Docs, Huddle, SugarSync, MobileMe, DropBox và Box.
Các định dạng tập tin được Office Pro hỗ trợ là Doc, Excel và PPT. Ngoài ra bạn cũng có thể thử Office 2 Plus, một phiên bản mở rộng để bạn có thể tự do chỉnh sửa và thêm thông tin vào dữ liệu ngay trên smartphone. Office 2 Plus còn ghi điểm ở tính năng chuyển đổi định dạng file sang PDF giúp hạn chế tối đa lỗi trình bày và in ấn dễ dàng.
Workflow – ứng dụng đa năng tăng hiệu suất mọi tác vụ
Workflow đúng như tên gọi của nó, bao gồm mọi yếu tố hỗ trợ để công việc của bạn “chảy trôi” mượt mà. Bạn có thể dùng ứng dụng làm việc này để:
- Tìm kiếm một danh sách phát nhạc tăng hứng khởi
- Tạo ghi chú công việc
- Đặt nhắc hẹn, đặt lịch cho các cuộc gặp gỡ quan trọng
- Tìm kiếm địa điểm
- Đọc tin tức
- Và thậm chí là kiểm soát lượng cà phê nạp vào cơ thể mỗi ngày.
Vẻ hiện đại tối giản rất đúng chất Táo khuyết
Workflow hoạt động dưới dạng thông báo đẩy cho người dùng, hiện lên màn hình khóa với giao diện khá gọn gàng, chọn lọc từ khóa hiển thị để gợi nhớ người dùng nhanh và khoa học nhất.
Ứng dụng làm việc này hiện chỉ có trên nền tảng iOS, nhưng với độ hữu dụng của nó, người dùng Android cũng có thể hy vọng vào sự xuất hiện trong tương lai gần trên kho ứng dụng của mình.
Paper – công cụ ghi chú sáng tạo
Paper được chào đón nồng nhiệt bởi những người hoạt động trong lĩnh vực nghệ thuật, đơn giản vì ứng dụng làm việc này sử dụng tính năng chính là vẽ tay. Hiện tại Paper đang có mặt trên nền tảng iOS. Trực quan thì app khá đơn giản – bạn sẽ được cấp một phông nền trắng và các công cụ bút cùng bảng màu. Tất cả nằm ở sự sáng tạo của bạn, Paper khá hữu dụng trong các buổi họp nhanh và phác thảo ý tưởng.
Slack – giao tiếp thông minh, đề cao tính cá nhân
Slack là một ứng dụng làm việc tập trug chủ yếu vào hội thoại, được ưa chuộng nhất nhì hiện nay khi cho phép bạn phân loại rõ ràng các cuộc trò chuyện cũng như tìm kiếm nhanh chóng. Cách sử dụng của Slack cũng khá giống Zoom: bạn cần tạo (hoặc được mời) vào một nhóm trò chuyện trước, điều này giúp bảo mật thông tin của bạn tốt hơn.
Slack vượt trội ở chỗ nó cho phép bạn trò chuyện riêng với từng cá nhân trong hội nhóm bằng một cuộc hội thoại độc lập, điều này giúp hạn chế làm “loãng” nhóm chính. App khá gọn gàng khi rút gọn phần trả lời cho một tin nhắn bất kỳ trong nhóm trò chuyện dưới dạng avatar người dùng và hiển thị số lượng câu trả lời ở kế bên.
Slack cũng bố trí phần nhắc đến (metion) riêng cho cá nhân để bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào được đưa ra. App cho phép bạn lưu trữ các tin nhắn quan trọng bằng tính năng Saved Items.
Evernote – ghi chú đa năng và mạnh mẽ
Cũng là một ứng dụng làm việc dạng ghi chú, nhưng Evernote khác biệt với các đối thủ nhờ tính đa phương tiện. Người dùng có thể thêm tập tin dưới bất kỳ định dạng nào vào Evernote và điều đó đã biến app thành một tập tài liệu đa năng thu nhỏ. Với các thông tin được hiển thị sinh động và trực quan, bạn hiểu công việc nhanh hơn và có hứng thú làm việc hơn.
Evernote sinh động như một bảng PPT, và thậm chí cho phép vẽ tay trực tiếp lên ghi chú
Evernote có các tính năng nổi bật:
- Tích hợp với nhiều ứng dụng: Evernote liên kết với Gmail, Outlook Mail, Google Drive, Slack và Microsoft Teams.
- Scan tài liệu và lưu trữ dưới định dạng số (PDF)
- Tìm kiếm thông tin trong PDF nhanh bằng từ khóa
- Ghi chú trực tiếp trên trang web sau khi sao lưu vào Evernote
- Lập danh sách các việc cần làm
Hiện ứng dụng làm việc Evernote có 3 phiên bản: miễn phí, Premium và Business.
Fantastical 2 – cuốn lịch điện tử hoàn hảo
Đây là ứng dụng được thiết kế dành riêng cho các thiết bị Apple. Ứng dụng lịch này ngoài tính năng đặt nhắc hẹn theo giờ cụ thể, sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên thì còn có thể đính kèm file trực tiếp vào từng ngày. App cũng cho phép tạo nhóm và làm việc theo nhóm với task list trực quan không thua gì Trello.
Giao diện của ứng dụng làm việc Fantastical 2 cũng là điểm khiến người dùng đánh giá cao. Gọn gàng, tích hợp thêm những tính năng cần thiết trong mỗi đầu việc giúp bạn tiết kiệm thời gian chuyển đổi ứng dụng. Chẳng hạn khi bạn có một cuộc gọi, Fantastical 2 sẽ đặt kèm nút tham gia ngay bên cạnh, đi kèm với đó là các ứng dụng họp trực tuyến được liên kết với app.
Gmail – ứng dụng email hiệu quả nhất
Không cần bàn cãi về độ hữu dụng của Gmail trong liên lạc và sắp xếp công việc. Là ứng dụng làm việc đến từ Google, hiển nhiên Gmail được liên kết trọn bộ với các công cụ nổi bật khác như Google Calendar, Google Keep và Google Drive. Bạn chuyển đổi nhanh chóng và thực hiện được mọi tác vụ như khi mang laptop bên người.
Điểm nổi bật nhất của Gmail là chế độ ngừng gửi trong 5 giây. Nếu phát hiện thư có lỗi sai trong khoảng thời gian này, bạn hoàn toàn có thể nhấn hủy gửi để chỉnh sửa. Thanh tìm kiếm thư theo từ khóa ở ngay đầu app giúp bạn tra cứu thông tin dễ dàng hơn. Gmail cũng có chế độ gợi ý cách trả lời email, nhưng vẫn còn trong giai đoạn sơ khai.
ColorNote – lập thời gian biểu sinh động
ColorNote phân loại đầu việc dựa theo màu sắc, bạn hoàn toàn có thể tự thiết lập tên gọi cho bảng màu này tùy theo điều kiện cá nhân. Chẳng hạn như màu hồng cho công việc công ty, màu xanh cho công việc ở nhà,… Chỉ cần lựa chọn chế độ Sort by Color – phân loại theo bảng màu, bạn đã có thể nắm sơ qua những việc chính trong ngày, rất tiện lợi và tiết kiệm thời gian.
Các nghiên cứu khoa học cho thấy ghi nhớ dựa trên màu sắc dễ hơn so với văn bản chữ
Ứng dụng làm việc này cũng có tính năng hoạt động đa nền tảng, bạn có thể gửi các ghi chú thiết lập trên ColorNote qua email, mạng xã hội hoặc thậm chí là tin nhắn SMS – một tính năng hữu ích trong những tình huống khẩn cấp.
Ngoài ra ColorNote còn được tích hợp lịch âm, bổ nhỏ nhưng rất tinh tế đối với người Á Đông. Hiện app đang có mặt trên cả hai hệ điều hành Android và iOS.
Hy vọng những chia sẻ của Fast sẽ giúp bạn tìm được cho mình những ứng dụng làm việc hữu dụng để bổ sung vào kho tài nguyên làm việc của mình, giúp bạn tăng hiệu suất và luôn dồi dào năng lượng sáng tạo. Làm việc chăm chỉ là đức tính tốt, nhưng làm việc thông minh còn tuyệt vời hơn – hãy không ngừng tìm tòi để tỏa sáng trong công việc, bạn nhé!
Một số thông tin hữu ích bạn cần biết:
