Hồ sơ là nơi chứa tất cả những thông tin quan trọng của một công ty hoặc cá nhân. Thông tin ngày càng nhiều buộc chúng ta cần phải có phương pháp sắp xếp hồ sơ khoa học nhằm thuận tiện cho việc trích xuất, xem lại hồ sơ khi cần thiết. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc sắp xếp, phân loại tài liệu, hãy cùng Văn phòng phẩm FAST tham khảo một số cách sắp xếp hồ sơ được nhiều người áp dụng và có hiệu quả cao trong bài viết dưới đây.
Mẹo sắp xếp hồ sơ thông minh được nhiều người áp dụng
Sắp xếp hồ sơ ai cũng nghĩ là một việc đơn giản. Tuy nhiên giữa hàng tá các danh mục tài liệu ngổn ngang và không hề có một sự sắp xếp logic nào khiến bạn không biết phải bắt đầu từ đâu. Tham khảo các bước phân loại dưới đây để tích lũy thêm phương pháp sắp xếp hồ sơ khoa học cho mình cách hiệu quả nhất nhé.
Cần sắp xếp hồ sơ trong văn phòng để gọn gàng và dễ tìm kiếm
Xem thêm: Điểm danh những dụng cụ văn phòng không thể thiếu trong phòng làm việc
Cách sắp xếp và lưu trữ hồ sơ giấy
Là loại hồ sơ phổ biến không thể thiếu trong các doanh nghiệp, bao gồm các văn bản, báo cáo, tờ trình với số lượng tăng dần theo thời gian hoạt động của công ty. Hãy tham khảo các bước sắp xếp hồ sơ dễ tìm dưới đây:
- Phân loại: Đầu tiên, bạn hãy loại bỏ những tài liệu không còn cần thiết, chỉ giữ lại những tài liệu quan trọng mà bạn nghĩ mình sẽ cần sử dụng lại chúng trong tương lai. Sau đó phân loại theo thời gian, lĩnh vực công việc và các loại văn bản cùng loại. Xác định trong đầu rằng bạn muốn sắp xếp hồ sơ theo trình tự như thế nào.
- Chọn bìa hồ sơ và tủ hồ sơ phù hợp: Sau khi phân loại, bạn hãy cho từng loại tài liệu vào những bìa hồ sơ, cần chọn các loại bìa đựng hồ sơ như bìa còng, bìa túi,… để đảm bảo an toàn, tránh việc bị rơi hay bị nhàu nát hồ sơ, ghi tên hồ sơ rõ ràng để tiện trong quá trình tìm kiếm. Hãy chọn mua tủ hồ sơ thích hợp đáp ứng các tiêu chí: Kích thước, chiều cao, số ngăn, thiết kế đáp ứng được không gian văn phòng và đừng quên dự trù khoảng trống cho các hồ sơ trong tương lai. Đối với những hồ sơ cực kỳ quan trọng, hãy chọn loại tủ có sẵn ổ khoá sẽ giúp bạn bảo mật hồ sơ tốt hơn.
- Lập danh mục: Hãy tạo một hệ thống danh mục để hồ sơ được sắp xếp khoa học hơn. Danh mục của bạn nên được phân cấp để bạn có thể dễ dàng xem lại hồ sơ trong tương lai. Có thể tạo danh mục bằng cách sử dụng sticker số thứ tự, các giấy note nhiều màu sắc để thuận tiện trong quá trình tìm và kiểm hồ sơ hơn. Sau khi tạo danh mục xong, hãy lưu vào máy tính. Nhờ vậy, bạn sẽ dễ dàng tra cứu nhanh tài liệu cần thiết một cách tiện lợi. Cố gắng cập nhập chúng thường xuyên để không phải mất nhiều thời gian tìm lại sau này.
Sắp xếp hồ sơ giấy theo danh mục để tìm kiếm hiệu quả hơn
Xem thêm: Học cách bảo quản và sắp xếp hồ sơ văn phòng khoa học
Cách sắp xếp các file trên máy tính
Các file công việc trên máy tính bao gồm các loại dữ liệu, văn bản mềm trên máy tính. Những tài liệu này nếu không được kiểm soát và sắp xếp phù hợp có thể gây ảnh hưởng đến tốc độ xử lý của máy hoặc gây khó khăn khi trích xuất lúc cần. Cùng Văn phòng phẩm FAST tìm hiểu các bước sắp xếp dữ liệu quan trọng trên máy tính nào.
Đặt tên file theo năm là một trong những cách giúp trích xuất tài liệu nhanh
- Đặt tên file ngắn gọn, dễ tìm: Đầu tiên hãy mở từng file để lọc các dữ liệu cần thiết trong máy tính và đặt tên cho chúng. Bạn có thể đặt tên file theo ký hiệu riêng của bản thân, tên dữ liệu cần ngắn gọn, dễ nhớ, đánh vào trọng tâm nội dung văn bản để hỗ trợ cho việc trích xuất dữ liệu sau này dễ dàng hơn. Tên file cần bao quát về thông tin dữ liệu, để khi tìm không tốn nhiều thời gian, có thể bao gồm thời gian, địa điểm hoặc dùng các dấu như _ hoặc -.
- Tạo thư mục chứa các file cùng chủ đề: Sau khi đặt tên, bạn có thể làm đồng thời bước phân loại chúng vào các folder lớn hơn theo chủ đề, danh mục phù hợp. Đặt tên thư mục ngắn gọn, dễ nhớ, dễ tìm. Ngoài ra bạn có thể bảo mật cho thư mục bằng cách đặt mật khẩu theo các bước:
-
- Bước 1: Chọn file hoặc folder bạn muốn tạo mật khẩu.
- Bước 2: Kích chuột phải vào file hoặc folder và chọn Properties .
- Bước 3: Trên tab General, bấm vào nút Advanced.
- Bước 4: Chọn ô vuông cho tùy chọn “Encrypt contents to secure data“.
- Bước 5: Sau đó, nhấn OK .
- Nén các thư mục lại nếu cần thiết: Hãy tiết kiệm bộ nhớ máy tính bằng cách nén các folder cũ không cần trích xuất thường xuyên. Sắp xếp các danh mục tài liệu theo năm để tiện cho việc tìm lại sau này theo năm hoặc chủ đề thích hợp rồi tiến hành nén chúng:
- Bước 1: Chọn các tập tin hoặc thư mục cần nén.
- Bước 2: Nhấn chuột phải và chọn Add to archive…
- Bước 3: Đặt lên và lựa chọn định dạng cho tập tin.
- Bước 4: Sau đó, nhấn OK.
- Tạo thêm một bản sao dự phòng: Trong quá trình làm việc, máy tính không thể tránh khỏi việc mất dữ liệu. Có nhiều nguyên nhân làm mất dữ liệu như: Máy tính bị virus xâm nhập, hỏng ram, hư ổ cứng,… Do vậy tạo một bản sao chính là biện pháp cứu cánh của bạn lúc này. Bạn có thể lưu chúng trong USB, thẻ nhớ, ổ cứng hoặc sao lưu trên OneDrive.
Sắp xếp các file cùng chủ đề vào danh mục riêng giúp bạn dễ dàng xem lại
Xem thêm: Top 20 ứng dụng làm việc cho dân văn phòng
Những lưu ý quan trọng khi sắp xếp hồ sơ quan trọng
Khi sắp xếp hồ sơ, để tránh thất thoát hoặc gặp những tình huống không mong muốn, hãy chú ý những vấn đề sau để việc lưu trữ tài liệu đạt hiệu quả tốt nhất.
Hồ sơ giấy
Khi sắp xếp lại các hồ sơ, văn bản bạn cần chú ý những điểm sau:
- Tránh để sót hồ sơ: Nếu bạn sắp xếp lại hồ sơ từ lần đầu, cố gắng đừng để sót bất cứ tài liệu nào. Hãy kiểm tra kỹ các tủ đựng, bìa túi và bìa còng,… những chỗ bạn có thể đặt tạm hồ sơ nhưng lại để quên sau nhiều ngày bận bịu. Việc này sẽ giúp bạn giảm cảm giác phiền toái khi thấy những tài liệu đã sắp xếp xong lại thấy giấy tờ khác.
- Nhớ vị trí lưu trữ hồ sơ: Đây là điều rất quan trọng. Nếu có quá nhiều danh mục nhưng không thể nhớ hết, hãy lập danh mục, sử dụng các stiker số thứ tự và ghi chú để xem lại khi cần.
- Duy trì sự ngăn nắp này: Mỗi tuần bỏ một chút thời gian kiểm tra, sắp xếp lại giúp bạn duy trì trật tự của từng loại hồ sơ. Bạn sẽ không phải mất nhiều thời gian sắp xếp lại chúng lần nào nữa.
Thường xuyên dành một chút thời gian dọn dẹp sẽ giúp bạn duy trì sự ngăn nắp
Các file trên máy tính
- Để tất cả các file ra màn hình Desktop: Có rất nhiều người làm công việc văn phòng, đặc biệt là phái nữ, họ thường hay lưu tất cả các file cần thiết ở màn hình desktop để tiện khi muốn tìm kiếm. Tuy nhiên dữ liệu ở đây sẽ không thể khôi phục được nếu chẳng may ổ cứng của bạn bị hỏng trong lúc sử dụng hoặc gặp các vấn đề khác cần cài đặt lại hệ điều hành.
- Xóa những file không quan trọng: Vì những tài liệu trong máy tính đều là các file mềm, ta ít cảm nhận được chúng nên thường ít khi quan tâm hoặc dành thời gian xoá bớt. Tuy nhiên bộ nhớ của máy tính chúng ta như chiếc tủ vậy, nếu chứa quá nhiều tài liệu thì khi cần thiết ra rất khó để tìm thấy. Do vậy, hãy thường xuyên dành thời gian để loại bớt những tệp tài liệu không cần thiết để giữ dung lượng lưu trữ các tài liệu quan trọng khác.
Xem thêm: Cách đóng dấu chuẩn trên các loại văn bản không phải ai cũng biết
Trên đây Văn phòng phẩm FAST đã tổng hợp một số mẹo hay giúp bạn sắp xếp hồ sơ ngăn nắp, khoa học. Hy vọng những thông tin trên có thể góp một phần nào đó hỗ trợ bạn xây dựng được một phương pháp sắp xếp hồ sơ khoa học hơn. Ngoài ra, Văn phòng phẩm FAST cũng hỗ trợ bạn các dụng cụ lưu trữ hồ sơ thông minh như bìa còng, bìa túi và các loại sticker, giấy note để giúp bạn thuận tiện hơn trong việc phân loại và lưu trữ hồ sơ của mình, hãy liên hệ để được tư vấn kĩ hơn nhé!
Một số thông tin hữu ích bạn cần tham khảo:
- 8 cách tiết kiệm giấy in tối đa cho dân văn phòng
- Top 9 món đồ trang trí góc bàn làm việc độc đáo cho dân văn phòng
- Mách bạn cách khắc phục bút bi tắc mực đơn giản
- Bật mí các ưu điểm và nhược điểm khi mua văn phòng phẩm online
