Pháp luật nước ta đều có quy định về việc đóng dấu chuẩn trên văn bản phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, sử dụng mực dấu đúng quy định của từng loại con dấu. Vậy đóng dấu đúng là đóng như thế nào? Làm sao biết một văn bản đã đóng đúng hay sai? Hãy cùng Văn phòng phẩm FAST tìm hiểu về những quy định của việc đóng dấu nhé.
Tìm hiểu về con dấu doanh nghiệp
Con dấu doanh nghiệp là gì?
Con dấu doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp, được tạo ra nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác. Con dấu là đại diện pháp lý của một công ty, doanh nghiệp, tổ chức có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được pháp luật công nhận. Chính bởi vậy, con dấu doanh nghiệp phải được quản lý vô cùng cẩn thận để tránh những rủi ro bị thất lạc, hay bị làm giả mạo,… Con dấu doanh nghiệp, dù là dấu tròn hay dấu vuông thì cũng đều có giá trị pháp lý.
Kể từ ngày 1/7/2015, doanh nghiệp đã được quyền chủ động trong việc quản lý và sử dụng con dấu. Theo quy định này, doanh nghiệp cần hết sức lưu ý đến quy định về khắc con dấu trong quá trình thành lập cũng như hoạt động của doanh nghiệp:
Con dấu là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp để phân biệt giữa các doanh nghiệp với nhau
Xem thêm: Mách bạn cách thay mực con dấu nhanh và hiệu quả tại nhà
Tại điều 44 luật doanh nghiệp 2014 quy định:
“1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin dưới đây:
- Tên doanh nghiệp.
- Mã số doanh nghiệp.
- Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu sẽ được thực hiện theo quy định của điều lệ công ty.
- Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.”
Con dấu dù tròn hay dấu vuông đều có giá trị pháp lý
Vai trò của con dấu trong hoạt động doanh nghiệp, cơ quan
- Con dấu doanh nghiệp được hiểu như biểu thị pháp lý của mỗi công ty, doanh nghiệp hay cá nhân tham gia sản xuất. Thường được sử dụng trong các văn bản, báo cáo để khẳng định và đảm bảo độ tin cậy cũng như chính xác của văn bản đó.
- Nhờ con dấu mà những văn bản hay báo cáo được bảo vệ và chịu các trách nhiệm pháp lý trước pháp luật. Bạn có thể hình dung đơn giản như một tờ giấy thông báo không có con dấu sẽ khiến nhiều người hoài nghi về độ chắc chắn, an toàn hay tin cậy. Còn về một bản báo cáo có đầy đủ con dấu sẽ giúp người đọc an tâm hơn nhiều.
- Khi văn bản được đóng dấu sẽ có hiệu lực, đồng thời những người có liên quan sẽ đảm bảo và chịu hoàn toàn những trách nhiệm về pháp lý, những thông tin được ghi trên văn bản. Nhờ có con dấu mà những văn bản mới được thực thi đầy đủ và những người có trách nhiệm thực hiện phải bắt buộc tuân theo nội dung trong văn bản.
- Con dấu cũng được một số cá nhân có chức vụ, quyền lực sử dụng để đại diện cho quyền lực của chính mình, khi những văn bản có con dấu đó cũng sẽ có giá trị và bắt buộc mọi người phải tuân theo.
- Một khách hàng khi nhìn vào văn bản có con dấu sẽ thấy tin tưởng, an tâm hơn trong hợp đồng, quá trình mua bán, trao đổi, sản xuất sẽ được chắc chắn hơn.
- Con dấu cũng là công cụ để phân biệt và chống giả mạo.
Xem thêm: Học cách bảo quản và sắp xếp hồ sơ văn phòng khoa học
Những lợi ích khi dùng con dấu
Chứng thực văn bản: Một văn bản được công nhận phải có chữ ký của người có chức sắc cao nhất, nhưng nếu có con dấu thì mọi chuyện sẽ đơn giản, nhanh chóng hơn mà vẫn đúng theo quy trình, thủ tục của pháp luật. Giúp cơ quan, doanh nghiệp dễ dàng quản lý và giám sát những giấy tờ hay thủ tục.
Tạo sự uy tín: Văn bản có đóng dấu của doanh nghiệp hay của cá nhân sẽ đem lại hiệu quả rất cao, chứng minh được đó là giấy tờ thật và chính xác, nhờ vậy công việc sẽ được thực hiện đơn giản và hiệu quả hơn.
Các văn bản khi có dấu sẽ tăng được độ uy tín nhờ vậy công việc sẽ đơn giản và hiệu quả hơn
Xem thêm: Điểm danh những dụng cụ văn phòng không thể thiếu trong phòng làm việc
Đóng dấu chữ ký đúng luật
Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu có giá trị pháp lý và khẳng định giá trị của văn bản:
Cách đóng dấu chữ ký đúng luật căn cứ vào Điều 32,33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020:
- Đóng dấu sau khi có chữ ký của người đứng đầu, người đại diện pháp luật, người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
- Khi đóng dấu lên chữ ký, cần chú ý phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Cách đóng dấu treo cho văn bản
Đóng dấu treo là dùng con dấu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Thông thường, tên doanh nghiệp thường được viết bên trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái, dấu sẽ được đóng trùm lên tên cơ quan, tổ chức, tên phụ lục đó.
Theo khoản 3 điều 26 nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về việc đóng dấu treo như sau:
“Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo.”
Việc đóng dấu treo để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ. Đóng dấu treo được coi như một quá trình xác minh không thể thiếu của tài liệu. Trong trường hợp doanh nghiệp xác minh hay sửa đổi những điều mới trong nội quy hay trong trường hợp để đóng dấu thì có thể dùng dấu treo để xác nhận lại những thay đổi.
Đóng dấu treo trên đầu trang trùm lên một phần tên cơ quan, doanh nghiệp
Cách đóng dấu giáp lai đúng luật cho giấy tờ
Đóng dấu giáp lai là sử dụng con dấu đóng lên trên lề trái hoặc lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên để tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản. Ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo của văn bản đó.
Cách đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản. Việc đóng dấu giáp lai được thực hiện riêng theo quy định của bộ trưởng, thủ tướng cơ quan quản lý ngành.
Các quy định cần lưu ý về đóng dấu
Đối với các văn bản giấy
Đối với các văn bản giấy, việc đóng dấu chuẩn trên văn bản là rất cần thiết, dù là dấu chữ ký, dấu treo hay dấu giáp lai thì khi đóng dấu cũng phải đáp ứng yêu cầu sau:
- Đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng quy định
- Đóng đúng chiều.
- Dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Đối với đóng dấu chữ ký: Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Đối với dấu treo: Dấu treo thường được đóng trên các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục. Con dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
Đối với dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Dấu giáp lai được đóng ở giữa mép phải trùm lên một phần các giấy tờ là cách đóng dấu chuẩn trên các loại văn bản
Đối với các văn bản điện tử
Dấu của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử (chữ ký số của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức) là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng dưới dạng .png nền trong, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền về bên trái.
Dấu trên văn bản kèm văn bản chính thức được thể hiện:
- Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo.
- Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, phải ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo (nhưng không hiển thị hình ảnh) tại góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
Xem thêm: 8 cách tiết kiệm giấy in tối đa cho dân văn phòng
Trên đây là tất cả những thông tin về cách đóng dấu chuẩn trên văn bản giấy và văn bản điện tử cho bạn tham khảo. Đối với các con dấu, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo con dấu được khắc rõ ràng, đẹp kích thước đúng quy định, thông tin được đảm bảo đúng. Để có được một con dấu chuẩn đảm bảo về chất lượng cũng như giá cả, hãy liên hệ ngay với Văn phòng phẩm FAST – Là một trong những đơn vị cung cấp con dấu lâu năm trên thị trường, chúng tôi cam kết sẽ mang tới cho các doanh nghiệp các con dấu đúng chuẩn quy định của pháp luật.
Liên hệ với Văn phòng phẩm FAST ngay để được báo giá tốt nhất.
Một số thông tin hữu ích bạn cần biết:
- “Lính mới” hòa nhập với đồng nghiệp bằng cách nào?
- Học cách quản lý và phân bổ công việc hiệu quả
- Top 20 ứng dụng làm việc cho dân văn phòng
