Đã là một dân văn phòng, chắc hẳn bạn không còn xa lạ gì với máy Fax, một thiết bị giúp cho việc gửi và tiếp nhận thông tin một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, bạn đã thực sự nắm hết được các công dụng cũng như cách sử dụng máy Fax hay chưa? Hãy để Văn phòng phẩm FAST giúp người đọc hiểu hơn về công dụng cũng như cách dùng máy Fax trong bài viết dưới này. Cùng tham khảo ngay nhé!
Công dụng của máy Fax
Giới thiệu về máy Fax
Giới thiệu máy Fax
Máy Fax là thiết bị điện tử giúp người dùng gửi những bản copy trực tiếp nhờ hệ thống dây dẫn. Thiết bị này sẽ ra quét văn bản gốc trước khi biến đổi thông tin thành tín hiệu. Sau khi bên này nhận được tín hiệu văn bản đã được gửi đi thành công, máy Fax bên người nhận sẽ đổi tín hiệu đó và tiếp đến là in thành văn bản. Ngày nay, nhờ sự phát triển của công nghệ hiện đại, việc gửi Fax bây giờ ngoài giữa hai máy Fax với nhau thì còn có thể truyền tải giữa điện thoại, máy tính với máy Fax…
Xem thêm: Thế nào là mô hình 5S trong công ty? Quy trình 5S ra sao?
Công dụng của máy Fax
Máy Fax có chức năng giống một chiếc máy photocopy cho phép người dùng sao chép các thông tin trong thời gian ngắn nhất.
Với một chiếc máy Fax, công dụng chính của nó là in Fax, máy có thể in văn bản ngay cả khi thiết bị đang truyền fax khác hoặc quét khi nhận tín hiệu.
Đặc biệt, máy Fax còn giúp người dùng rút ngắn thời gian thực hiện quá trình gửi và nhận một cách hiệu quả.
Các bước hướng dẫn cách dùng máy Fax
Thông dụng và cần thiết như thế nhưng không phải ai là dân văn phòng cũng biết cách dùng máy Fax. Dưới đây là các bước hướng dẫn dùng máy Fax mà văn phòng phẩm FAST muốn mang đến cho khách hàng.
Cài đặt chế độ nhận Fax
Cách cài đặt máy Fax cho người mới bắt đầu
Để thực hiện công đoạn này, trước tiên hãy lần lượt nhấn các phím [#] [7] [3]. Lúc này, trên màn hình sẽ hiển thị MANUAL ANSWER với các chế độ cho bạn tùy chọn:
- TEL: Với chế độ này, khi có chuông reo, bạn nhấc điện thoại lên nghe. Nếu là tín hiệu Fax, chỉ việc nhấn phím START và đặt ống nghe xuống. Lúc này, máy sẽ tự động nhận Fax cho người dùng.
- TEL/FAX: Nếu bạn chọn chế độ này, máy sẽ tự động nhận Fax khi có tín hiệu mà không đổ chuông. Thiết bị chỉ đổ chuông nếu đó là tín hiệu điện thoại.
- Chế độ nhận fax (FAX ONLY MODE – mọi tín hiệu đến thiết bị đều là tín hiệu Fax): Để kích hoạt, hãy nhấn phím [AUTO ANSWER]. Nếu thấy đèn sáng, điều đó có nghĩa máy đang ở chế độ FAX ONLY MODE và thiết bị ở chế độ TEL hoặc TEL/FAX khi đèn tắt.
- Chế độ nhận fax của máy (TAM/FAX – nếu sau một số hồi chuông không có tín hiệu Fax thì thiết bị sẽ tự động chuyển sang chế độ ghi âm lời nhắn): Với chế độ này, trước tiên bạn phải nhấn phím MENU, sau đó nhấn lần lượt các phím [#] [7] [8] để kích hoạt chế độ TAM/FAX .
Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng máy photocopy cơ bản cho nhân viên mới
Cách đặt hồi chuông nhận Fax
Cách cài đặt hồi chuông nhận Fax
Để đặt hồi chuông nhận Fax, phải đảm bảo rằng máy đang ở chế độ TEL/FAX MODE. Và tiếp đến phải thực hiện như sau:
- Bước 1: Nhấn lần lượt các phím [#] [7] [8] và lúc này màn hình hiển thị TEL/FAX RING
- Bước 2: Sử dụng bàn phím [NAVIGATOR] và chiều mũi tên [+ -] để chọn hồi chuông
- Bước 3: Cuối cùng, nhấn vào phím [SET] để máy ghi nhớ.
Cài đặt chức năng thống kê của máy Fax
Tiếp đến là cài đặt chức năng thống kê của máy Fax, người dùng phải tiến hành theo trình tự sau:
- Bước 1: Nhấn lần lượt ba phím [#] [2] [2] và chọn chế độ bằng cách sử dụng bàn phím [NAVIGATOR] kết hợp với chiều mũi tên [+ -]
ON: thiết bị sẽ in báo cáo thông kê sau 35 bản Fax
OFF: thiết bị sẽ không in báo cáo thống kê sau 35 bản Fax.
- Bước 2: Sau khi hoàn thành bước 1, hãy nhấn phím [SET] để máy ghi nhớ và kết thúc quá trình cài đặt chức năng thống kê của máy Fax.
Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng máy đếm tiền chuẩn nhất dành cho bạn
Cài chế độ in báo cáo cho máy Fax
Chế độ in báo cáo máy Fax
Cuối cùng, thực hiện quá trình chế độ in báo cáo cho máy Fax.
- Bước 1: Trước tiên, nhấn lần lượt các phím [#] [0] [4] và mục [SENDING REPORT] sẽ hiện trên màn hình.
- Bước 2: Người dùng có thể thực hiện một trong các cách sau:
Cách 1: Nhấn phím [SET] để chọn chế độ [MODE = OFF], và lúc này máy sẽ không in báo cáo quá trình thực hiện sau mỗi bản Fax.
Cách 2: Nếu bạn dùng phím [NAVIGATOR] và chiều mũi tên [+ -] để lựa chọn chế độ [MODE = ON]; với chế độ này, sau mỗi bản Fax thiết bị sẽ in bản báo cáo quá trình thực hiện bản Fax hoặc [MODE = ERROR], tức là máy in bản báo cáo khi bạn không gửi được Fax hay quá trình gửi bị lỗi.
- Bước 3: Cuối cùng, hãy nhấn phím [SET] để máy ghi nhớ.
Sử dụng máy fax đúng cách sẽ giúp bạn thao tác dễ dàng như khi chúng ta sử dụng máy in, máy photocopy….Với bài viết trên đây, Văn phòng phẩm FAST hy vọng đã giúp bạn nắm được cách dùng máy fax và không còn bỡ ngỡ trong lần sử dụng đầu tiên. Hãy bỏ túi ngay để công việc của bạn trở nên nhẹ nhàng và thuận tiện hơn nhé!
Một số thông tin hữu ích bạn cần biết:
