Việc sắp xếp hồ sơ văn phòng là điều không hề đơn giản, nó không chỉ là việc sắp xếp sao cho gọn gàng mà còn là cách bố trí sao cho khi muốn tìm lại cũng sẽ biết hồ sơ đó nằm ở đâu, trong tệp nào,… nhất là khi càng ngày hồ sơ cần lưu trữ càng nhiều, thì đòi hỏi bạn phải biết cách cũng như cần sự cẩn thận tuyệt đối.
Chọn bìa hồ sơ lưu trữ
Đa số các loại bìa hồ sơ lưu trữ đều được sử dụng trong các văn phòng làm việc, dù là loại file hồ sơ nào thì đều là văn phòng phẩm. Tại các văn phòng làm việc của công ty có các bộ phận lưu trữ hồ sơ cụ thể là bộ phận nhân sự, bộ phận này sẽ sử dụng các loại file hồ sơ như bìa còng, bìa hộp, bìa nhựa nhiều lá để lưu trữ được 1 lượng lớn tài liệu, giấy tờ trong thời gian dài, không cần phải lấy giấy tờ ra thường xuyên.
Tại các bộ phận khác như kế toán, kiểm toán, kiểm kê sản phẩm, bán hàng, bộ phận kho, bộ phận ký kết các giấy tờ, bộ phận kinh doanh,… thường xuyên dùng loại file hồ sơ như: Bìa lỗ, bìa lá, bìa accor, vì nó có ưu điểm nhẹ, bền, dễ dàng đem theo khi di chuyển ở nhiều nơi.
Việc lưu trữ sắp xếp hồ sơ văn phòng cần phải có phương pháp
Ngoài công dụng thì bạn cũng nên chọn màu sắc tươi sáng như xanh dương, màu xanh này thuộc gam màu lạnh nên tạo cảm giác thoải mái, thư giãn khi nhìn. Đây cũng là lý do vì sao khi mua văn phòng phẩm người ta chọn màu xanh dương khi nhắc tới bìa hồ sơ.
Xem thêm: Một số mẹo sắp xếp hồ sơ, tài liệu khoa học – dễ tìm
Kinh nghiệm sắp xếp hồ sơ văn phòng lưu trữ khoa học
Lựa chọn vật tư lưu trữ phù hợp với phông tài liệu và kho lưu trữ
Trước khi sắp xếp hồ sơ thật khoa học, dễ tìm bạn cần chọn được loại bìa hồ sơ thật phù hợp với nhu cầu phục vụ được việc lưu trữ hồ sơ. Tùy thuộc vào khối lượng hồ sơ và loại hồ sơ để có được sự lựa chọn loại bìa tiết kiệm không gian và đẹp nhất:
Bìa cây: Cũng được nhiều người lựa chọn, mẫu bìa này chỉ lưu trữ được một số ít tài liệu tầm vài chục tờ giấy. Bìa cây đa số được làm bằng nhựa trong suốt. Bên trái có một thanh nhựa, dùng để nẹp cố định tài liệu.
Bìa lá: Không còn xa lạ, bìa lá được dùng để phân loại một số ít, chỉ có tầm khoảng 10 tờ giấy. Bìa lá gọn, nhẹ và có giá thành rẻ, Mỗi nhân viên văn phòng có thể sở hữu đến vài chục loại bìa hồ sơ này. Các mẫu bìa lá không có nhiều sự khác biệt.
Bìa còng: Là loại vật phẩm để có thể sắp xếp hồ sơ văn phòng phổ biến nhất trong các loại công ty, loại bìa còng này có nhiều loại, được làm bằng chất liệu như nhựa, simili, giấy ép, một số loại bìa còng được bọc thêm lớp bìa kính bên ngoài. Những loại bìa còng có thể kẹp giấy lên đến 700 từ khổ A4, A3.
Bìa còng có thể kẹp giấy lên tới 700 tờ với mọi khổ giấy khác nhau
Bìa hộp: Được thiết kế theo hình khối chữ nhật khổ A4, A3 có nắp đóng mở, gáy dày tới 25cm, dùng để lưu trữ số lượng lớn tài liệu. Bìa hộp được làm bằng các chất liệu rất bền và chắc như giấy cứng, simili hay nhựa PP. Đối với những loại hồ sơ lưu trữ dài hạn bạn có thể sử dụng loại bìa này.
Bìa nút: Loại bìa này chỉ đựng được một số tài liệu nhất định, chỉ tầm vài chục trang giấy. Bìa khổ A4, nhỏ gọn dễ mang theo bên mình. Bìa nút được làm bằng nhựa, mỏng và mềm, có màu trong suốt hoặc một số hãng có màu cam, hồng. Bìa nút có ưu điểm bảo quản được giấy tờ không bị ướt, ẩm mốc, đặc biệt khi đi ra ngoài trời.
Bìa ba dây: Với một số lượng lớn hồ sơ, một trong những lựa chọn khả thi sử dụng bìa ba dây, bằng 3 sợi dây gắn ở 3 góc của bìa, phần hồ sơ bên trong được cố định một cách chắc chắn và an toàn, không làm nhàu nát phần giấy bên trong. Hơn nữa, chúng sẽ dễ dàng mở khi được sử dụng.
Xem thêm: Kinh nghiệm lựa chọn font chữ in ấn phù hợp cho văn bản
Phân loại hồ sơ và lên danh mục cho tài liệu
Phân loại hồ sơ đóng vai trò vô cùng quan trọng, thay vì phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm những hồ sơ mà bạn muốn bằng việc chất đống, lộn xộn, thiếu thẩm mỹ thì giờ đây bạn chỉ cần đến đúng ngăn tủ chứa tài liệu đã phân loại và lấy chúng ra, việc phân loại này sẽ giúp bạn có cách sắp xếp hồ sơ văn phòng theo một trật tự, ngăn nắp.
Mỗi loại tài liệu sẽ có mục tích, tiêu đề riêng, nên hãy nhóm và ghi chúng lại theo mục đích sử dụng. Ví dụ bạn sắp thếp theo các văn bản thông báo, hồ sơ nhân viên công ty,….
- Hồ sơ tài liệu hành chính nhân sự.
- Hồ sơ, tài liệu về kinh doanh.
- Hồ sơ tài liệu về kế toán,…
Lưu trữ sắp xếp hồ sơ văn phòng theo mục đích khác nhau để dễ tìm kiếm
Sắp xếp giá kệ lưu trữ hồ sơ
Có nhiều cách sắp xếp hồ sơ văn phòng, nhưng sau đây là cách mà nhiều người hay sử dụng nhất sau nhiều năm kinh nghiệm lưu trữ hồ sơ:
Chia đống hồ sơ thành từng phần nhỏ: Xử lý từng xấp một và dọn dẹp hoặc hủy giấy tờ không cần thiết để giảm số lượng và hạn chế dư thừa. Tiếp đó chia tài liệu và hồ sơ còn lại thành 2 phần riêng biệt, 1 phần là những hồ sơ cần giải quyết trong những tháng tới, và phần còn lại là những hồ sơ lưu trữ và không cần phải xử lý gấp.
Sắp xếp bìa hồ sơ theo bảng chữ cái: Nếu bìa đựng là tên của một người hay công ty bạn có thể sắp xếp hồ sơ theo tên của người đó. Trong trường hợp này, bạn nên dán nhãn từng thẻ hồ sơ ghi đầy đủ tên khách hàng. Sắp xếp bìa theo bảng chữ cái, sau đó dán nhãn kéo đựng hồ sơ để biết được ngăn nào có ghi tên bắt đầu với một chữ cái đó.
Sắp xếp hồ sơ theo ngày tháng: Bạn có thể sắp xếp hồ sơ theo ngày tháng, năm. Nếu không có thời gian sắp xếp ngay, bạn có thể đựng giấy tờ vào trong hồ sơ tháng để xử lý theo trình tự. Bước này giúp bạn xác định nơi lưu trữ để tìm giấy tờ nhanh.
Xem thêm: Học cách quản lý và phân bổ công việc hiệu quả
Theo dõi và cập nhật hồ sơ
Hồ sơ phải liên tục được cập nhật theo số liệu phát sinh, đồng thời bạn cần có kế hoạch kiểm tra định kỳ để có thể điều chỉnh phù hợp, bổ sung các chứng từ, giấy tờ cần thiết còn thiếu cho các bộ hồ sơ hiện tại.
Việc theo dõi và cập nhật phải thực hiện trong thời gian dài, liên tục để chắc chắn và đảm bảo các thông tin luôn đúng, được cập nhật kịp thời. Điều này cũng rất có ích cho doanh nghiệp trong bối cảnh thông tin doanh nghiệp thay đổi và cập nhật liên tục.
Luôn theo dõi và cập nhật hồ sơ là cách sắp xếp hồ sơ văn phòng tốt nhất
Xem thêm: Top 20 ứng dụng làm việc cho dân văn phòng
Những lưu ý khi sắp xếp hồ sơ lưu trữ
Người sắp xếp hồ sơ văn phòng, ngoài những cách trên còn phải lưu ý những vấn đề sau:
- Mỗi phòng ban sẽ có cách lưu trữ và sắp xếp hồ sơ văn phòng của mình, không có cách nào được gọi là tốt nhất. Cách tốt nhất là cách mà bạn đã quen thuộc.
- Cần phải cập nhật hồ sơ thường xuyên để tránh sai sót.
- Nên tìm mua những văn phòng phẩm tốt để phục vụ cho việc lưu trữ tránh trường hợp hư hại do bảo quản.
- Hồ sơ càng ngày càng nhiều, vì thế đối với những hồ sơ hết hạn, bạn có thể tổ chức tiêu hủy để có không gian lưu trữ hồ sơ mới.
Văn phòng phẩm FAST là nhà cung cấp văn phòng phẩm từ lâu đã trở thành địa chỉ tin cậy của đông đảo mọi người trong việc cung cấp nguồn văn phòng phẩm phong phú và chất lượng với mức giá hợp lý. Văn phòng phẩm FAST cung cấp cho khách hàng những sản phẩm, dịch vụ thỏa mãn nhu cầu cho các doanh nghiệp, chúng tôi luôn cùng đồng hành với các doanh nghiệp để từng bước khẳng định vị thế của mình.
Liên hệ ngay với Văn phòng phẩm FAST khi có nhu cầu sắp xếp hồ sơ văn phòng.
Một số thông tin hữu ích bạn cần biết:
