Môi trường làm việc là yếu tố quan trọng giúp các chủ công ty, doanh nghiệp định hình cách làm việc tốt nhất giúp nâng cao hiệu suất công việc. Phương pháp 5S đã ra đời giúp các doanh nghiệp tạo ra môi trường tiện lợi, sạch sẽ, gọn gàng, khoa học. Vậy thế nào là mô hình 5S trong công ty và quy trình thực hiện ra sao? Hãy cùng Văn phòng phẩm FAST tìm hiểu trong bài viết dưới này nhé!
Hệ thống 5S là gì? Thế nào là mô hình 5S trong công ty?
Hệ thống 5S là tên gọi của một phương pháp quản lí, sắp xếp môi trường làm việc viết tắt của 5 từ gồm: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng.
- Sàng lọc được hiểu là tiến hành xem xét, phân loại, lựa chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.
- Sắp xếp: xếp đặt các vật dụng xung quanh môi trường làm việc với tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Mọi thứ cần được đặt đúng chỗ để mỗi khi cần sử dụng sẽ tìm thấy một cách dễ dàng.
Mô hình 5S trong công ty cụ thể như thế nào?
- Sạch sẽ: thường xuyên vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp mọi thứ xung quanh nơi làm việc. Việc này không chỉ tạo ra một môi trường sạch sẽ, giảm thiểu rủi ro mà còn nâng cao tính chính xác cho máy móc đặc biệt là máy tính tránh khỏi bụi bẩn.
- Săn sóc: duy trì các tiêu chuẩn 3S được nêu ở trên và thực hiện chúng một cách liên tục. Từ đó tạo tiền đề cho việc phát triển hệ thống 5S.
- Sẵn sàng : bước này cũng rất quan trọng bởi tạo ra thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong. Mô hình 5S cũng chính là sự tuân thủ các quy định tại nơi làm việc một cách nghiêm ngặt để luôn sẵn sàng sản xuất.
Từ các văn phòng, công trường đến các nhà xưởng, nơi nào có hoạt động thì cũng cần sự sắp xếp, phân loại. Thực hiện mô hình 5S tại các doanh nghiệp, công ty không chỉ giúp ngăn chặn sự xuống cấp của các văn phòng, nhà xưởng mà còn mang đến sự thông thoáng, tiện lợi và hạn chế sự lãng phí cho doanh nghiệp. Khi có một môi trường làm việc khoa học sẽ cải thiện tâm lý, điều kiện và tăng hiệu suất lao động.
Xem thêm: Kinh nghiệm khi thuê văn phòng cho doanh nghiệp từ A- Z
Tại sao cần áp dụng mô hình 5S trong công ty? Lợi ích 5S
Tại sao cần thực hiện 5S trong công ty? Lợi ích của quy trình là gì?
Dù là ai ở chức vụ nào thì cũng muốn nơi làm việc sạch sẽ, tiện lợi và ngăn nắp, đó là lý do phương pháp 5S cần được áp dụng trong hầu hết doanh nghiệp, công ty. Mô hình 5S sẽ tạo ra các thay đổi kỳ diệu trong công ty bởi nó giúp loại bỏ những thứ không cần thiết và môi trường làm việc trở nên tiện lợi đồng thời khuyến khích tinh thần tập thể.
Mô hình 5S mang đến một số lợi ích như:
- Thiết kế một nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp hơn. Dễ dàng tìm thấy khi cần, không phải tốn chi phí nếu kiếm không thấy mặc dù nó có sẵn.
- Tạo ra một môi trường làm việc tốt giúp các mọi thành viên trong công ty tăng khả năng sáng tạo và phát huy sáng kiến, cải tiến.
- Một điều đặc biệt là mô hình 5S sẽ tạo ra một môi trường kỷ luật cho tổ chức từ đó mọi người cũng trở nên có quy củ hơn.
- Bên cạnh đó, hệ thống 5S cũng góp phần hỗ trợ công việc trở nên dễ dàng hơn. Nó mang lại nhiều cơ hội kinh doanh cho công ty.
Xem thêm: Cẩm nang chọn cây xanh cho một văn phòng xanh – sạch
Hướng dẫn chi tiết quy trình 5S trong công ty
5S được đánh giá là mô hình hiệu quả cho mọi loại hình doanh nghiệp. Vậy quy trình 5S thực hiện trong công ty ra sao?
Sàng lọc “không giữ những gì mà công ty không cần tới”
Trong bước sàng lọc, có một nguyên tắc đơn giản là “Đừng giữ những gì mà tổ chức không cần đến”
Sàng lọc là gì? Quy trình 5S như thế nào?
- Bước 1: Hãy cùng với đồng nghiệp của mình quan sát thật kỹ nơi làm việc. Từ đó phát hiện những vật dụng không cần thiết cho công việc mình và thử thông báo xem có ai cần đến chúng hay không?
- Bước 2: Nếu trong trường hợp chưa thể quyết định xem liệu nó còn có ích cho công việc nữa hay không thì hãy đánh dấu kèm ngày tháng sẽ hủy và để riêng ra một chỗ.
- Bước 3: Tiếp đến hãy chờ thêm một thời gian, kiểm tra xem còn ai cần đến vật đó không và hãy quyết định hủy bỏ nó.
Tổ chức cần phải thường xuyên thực hiện việc phân loại, sàng lọc các vật dụng theo mức độ thường xuyên sử dụng.
Xem thêm: Cách bảo mật thông tin trên máy tính làm việc an toàn và hiệu quả
Sắp xếp “đúng nơi, theo nguyên tắc”
Sau khi kết thúc bước sàng lọc, hãy sắp xếp mọi thứ vào đúng vị trí của nó. Nguyên tắc của của bước này là dựa vào tần suất sử dụng của mỗi vật dụng.
Sắp xếp như thế nào đúng quy tắc?
- Bước 1: Lúc này, bạn cần suy nghĩ vị trí của mỗi đồ vật, việc này không chỉ giúp tăng tính thẩm mỹ mà còn thuận tiện và an toàn.
- Bước 2: Tham khảo về cách bố trí với các đồng nghiệp của mình; từ đó phác thảo rồi tìm ra cách sắp xếp hợp lý nhất giúp cho hoạt động quản lí và làm việc trở nên thuận lợi hơn. Bước này được thực hiện theo nguyên tắc vật hay dùng để ở gần; những vật ít dùng để ở xa và những vật nặng để ở dưới nhẹ ở trên.
- Bước 3: Sau khi đã sắp xếp xong, hãy lập ra một danh sách các vật dụng và vị trí lưu giữ một cách cụ thể.
- Bước 4: Đối với những vật thường sử dụng khi gặp sự cố như bình cứu hỏa, dụng cụ cấp cứu, van an toàn cần lập một sơ đồ riêng. Để tìm kiếm một cách thuận lợi nhất mỗi khi có rủi ro xảy ra. Để dễ phân biệt, hãy đánh dấu chúng với những gam màu khác nhau; ví dụ là những màu nổi bật đối với các vật sử dụng khi khẩn cấp như bình chữa cháy, lối thoát hiểm,….và những đồ vật quan trọng khác.
Xem thêm: Làm thế nào để trở thành một người quản lí tốt?
Sạch sẽ “môi trường công sở”
Một môi trường sạch là tiền đề để tạo ra một sản phẩm chất lượng. Tốt nhất, bạn cần thực hiện bước một cách thường xuyên, liên tục hằng ngày.
Bạn nên tránh trường hợp đợi đến lúc bẩn mới dọn dẹp, lau chùi. Chỉ với 5 phút mỗi ngày, đồ vật đã được lau chùi sạch sẽ và không có cơ hội dính bụi bẩn. Hãy tự dọn dẹp nơi làm việc của mình thường xuyên để có một môi trường sạch đẹp.
Săn sóc “lên lịch để bảo quản hệ thống tốt nhất”
Săn sóc là một trong 5 bước của quy trình 5S
Săn sóc là quá trình lên lịch duy trì hệ thống và giữ gìn môi trường sạch sẽ tại nơi làm việc. Trong bước này, bạn cần đặt lịch cụ thể về thời gian và các việc cần thực hiện cho việc vệ sinh.
Bạn phải đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng để đánh giá chất lượng của việc săn sóc để đảm bảo quy trình được trơn tru, đồng nhất và đạt hiệu quả tốt nhất.
Sẵn sàng “tuân thủ, tự giác”
Đây là bước khá là khó để thực hiện bởi vì nó yêu cầu các nhân viên cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định đã được đặt ra. Tuy nhiên, chữ S này là sự thực hiện một cách tự giác mà không cần ai nhắc nhở hay ra lệnh. Hãy tạo cho mình thói quen sẵn sàng một cách tự giác, trở thành một nhân tố quan trọng, tôn trọng quy định của tập thể, tổ chức.
Mô hình 5S mang đến cho nhân viên bầu không khí lành mạnh và thoải mái. Nếu mọi người đều hiểu và cùng nhau thực hiện, sẽ tạo ra thành công cho mô hình 5S hoàn hảo, có lợi cho cả cá nhân và tập thể. Với bài viết thế nào là mô hình 5S trong công ty mà Văn phòng phẩm FAST mang đến cho bài viết trên, hy vọng các doanh nghiệp, công ty đã tìm cho mình bước đi toàn diện, đúng đắn và thành công.
Một số thông tin hữu ích bạn cần biết:
- Hướng dẫn chi tiết cách cài tất cả các loại máy in cho Macbook
- 8 cách tiết kiệm giấy in tối đa cho dân văn phòng
- “Lính mới” hòa nhập với đồng nghiệp bằng cách nào?
- Top 20 ứng dụng làm việc cho dân văn phòng
