Việc tìm ra cách sắp xếp lịch trình hiệu quả, hoàn thành deadine đúng hạn khi làm việc tại văn phòng đã là một điều khó khăn. Thì khi bạn chuyển công việc hoàn toàn sang hình thức online quả thật là một thử thách. Vậy bạn đã tìm ra những biện pháp nào để quản lý công việc hiệu quả khi work from home cho bản thân hay chưa? Hãy để Văn phòng phẩm FAST mách bạn một vài mẹo nhỏ dưới đây nhé!
Lập kế hoạch và lên thời gian biểu cho một ngày
Hầu hết chúng ta đều hiểu được giá trị của việc lập kế hoạch, nó là chìa khóa để quyết định được việc bạn sắp làm có hiệu quả hay không. Và trong thời buổi làm việc online đang dần trở nên phổ biến thì lập kế hoạch và lên thời gian biểu cho một ngày lại cần thiết hơn. Bắt đầu vào buổi sáng mà không có kế hoạch rõ ràng sẽ khiến chúng ta thất bại. Thao tác lập kế hoạch, lên thời gian biểu chỉ mất 10 – 15 phút nhưng nó lại là bí quyết giúp bạn quản lý công việc hiệu quả khi work from home.
Kinh nghiệm “bất bại” cho quản lý thời gian hiệu quả đó là lập kế hoạch
Mặc dù bạn đã biết đến khái niệm này nhưng chưa chắc đã áp dụng trong cuộc sống thực tế. Để lập kế hoạch cho một ngày của bạn đạt được năng suất, tập trung cho công việc hơn thì bạn cần phải chuẩn bị những gì?
- Viết ra công việc cần làm cho ngày mới vào đêm hôm trước.
- Lập kế hoạch ưu tiên và những mục tiêu bạn cần đạt được vào ngày mai là gì.
- Vạch ra thời gian biểu bao gồm các hoạt động sinh hoạt cá nhân, kế hoạch công việc.
- Phân bổ thời gian cụ thể cho từng công việc và đặt báo thức để nhắc nhở.
- Thực hiện một các nghiêm túc.
Lập kế hoạch cho ngày của bạn là một thói quen mang lại hiệu quả ngay lập tức. Bạn sẽ cảm thấy có tổ chức, tập trung và động lực hơn cho những giờ sắp tới.
Xem thêm: Học cách quản lý và phân bổ công việc hiệu quả
Xác định giới hạn, ưu tiên cho các deadline
Biết cách ưu tiên là cách để quản lý thời gian thành công
Hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ công việc nào. Nó đòi hỏi sự tập trung và khả năng giải quyết công việc của bạn. Vì thế bạn bắt buộc phải lên danh sách việc cần làm. Biết ưu tiên những công việc quan trọng yêu cầu thời gian kết thúc đúng hạn. Bạn bắt đầu loại bỏ những công việc mà không cần thực hiện ngay. Sau đó, xác định các nhiệm vụ quan trọng, deadline cần được giải quyết trước. Bằng cách đó, bạn đảm bảo rằng mình sẽ hoàn thành những việc cần thiết.
Xem thêm: Bật mí phương pháp giúp đánh bay ngay stress công việc
Tạo thói quen sinh hoạt mới và nghỉ ngơi hợp lý
Để làm việc hiệu quả bạn cần nâng cao sức khỏe
Khi bạn đang làm việc tại văn phòng, dĩ nhiên bạn sẽ phải thức dậy và chuẩn bị tinh thần cho hành trình đi làm. Thì bây giờ khi làm việc tại nhà, khoảng thời gian vừa thức dậy cũng là lúc bạn có thể bắt đầu ngay vào công việc. Điều này có nghĩa là đã đến lúc bạn cần phải suy nghĩ lại cách bạn tiếp cận công việc hiệu quả, tràn đầy năng lượng trong khoảng thời gian làm việc online. Thay vì nằm trên giường thêm một giờ đợi tới đến giờ làm, bạn nên đặt báo thức để tập thể dục buổi sáng và thưởng cho bản thân một bữa sáng đầy đủ chất dinh dưỡng trước khi bắt đầu vào làm việc.
Thêm một điều quan trọng nữa đó là hãy để tinh thần được sảng khoái. Nếu như làm việc tại văn phòng, bạn thường có giải lao bằng cách đi uống một tách cà phê hoặc nói chuyện với đông nghiệp. Bạn vẫn có thể có những giây phút thư giãn nho nhỏ ngay tại nhà như đọc sách, tưới cây,…
Xem thêm:Đánh bay stress với top các website thư giãn cực thú vị
Sử dụng phần mềm miễn phí lên kế hoạch hiệu quả
Nếu như trước kia bạn thường sử dụng giấy note và dán vào những nơi bạn dễ thấy nhất để thực hiện công việc thì bây giờ đã có rất nhiều công cụ ra đời để hỗ trợ bạn và đạt hiệu quả cao hơn so với các truyền thống.
Ứng dụng nhắc nhở công việc Due
Ứng dụng nhắc nhở phù hợp cho người sử dụng hệ điều hành iOS
Nếu bạn đang cần một ứng dụng để hỗ trợ cho việc nhắc nhở thì không thể bỏ qua Due. Due là một ứng dụng với tính năng độc đáo giúp nó khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh đó là nhắc nhở liên tục. Khi bạn thiết lập lời nhắc, Due sẽ hoạt động lời nhắc theo thời gian mà bạn muốn và sẽ tự động báo lại nhiệm vụ cho đến khi nào bạn xác nhận hoàn thành nhiệm vụ.
Ngoài hỗ trợ đầy đủ của một ứng dụng nhắc nhở điển hình, Due còn cung cấp nhiều tùy chỉnh và các tính năng hữu ích khác cho người dùng ví dụ như: Due sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên khi tạo lời nhắc thay vì dựa vào ngày và bánh xe cuộn thời gian như các ứng dụng khác.
Ứng dụng Asana
Asana giúp tổ chức công việc một cách khoa học
Asana là một trong những phần mềm quản lý dự án SaaS nổi tiếng nhất. Nó được thiết kế để giúp các nhóm thuộc mọi quy mô cộng tác tốt hơn trong việc theo dõi công việc. Quả thực đây là một công cụ hỗ trợ bạn quản lý công việc khi work from home nhờ các ưu điểm như:
- Thật dễ dàng để quản lý dự án, nhiệm vụ và cộng việc phụ trong Asana. Ngoài ra, bạn còn có thể giao nhiệm vụ hoặc dự án cho nhóm của mình thông qua email.
- Với Asana, các nhận xét được tập trung và ghi lại trên trang của nhiệm vụ một cách rõ ràng với thời điểm tạo nhiệm vụ, ai là người giao và ai sẽ chịu trách nhiệm.
- Nâng cao hiệu quả công việc. Rất dễ dàng để sắp xếp thứ tự ưu tiên và sắp xếp công việc trên Asana.
Trello
Trello là một ứng dụng web quản lý dự án linh hoạt cho phép bạn dễ dàng sắp xếp các công việc của mình và cộng tác với đồng nghiệp. Thay vì lạc vào một mớ email hay bảng tính khó hiểu, Trello xây dựng các dự án của bạn dưới dạng danh sách được ghim vào bảng thông báo.
Các Freelancer thường sử dụng Trello để quản lý task, công việc cá nhân
- Trello hoàn toàn có thể tùy chỉnh: Mỗi doanh nghiệp đều có bộ máy khác nhau và Trello đảm bảo nhu cầu của bạn.
- Trello giúp bạn có tổ chức bằng cách hợp nhất tất cả các kế hoạch và giao tiếp nhóm của bạn vào một môi trường duy nhất
- Trello làm cho mọi dự án dễ dàng theo dõi và cho phép tổng hợp toàn bộ quy trình của bạn trong nháy mắt.
Xem thêm: Top 20 ứng dụng làm việc cho dân văn phòng
Mỗi danh sách được tạo thành từ các bài đăng riêng lẻ được gọi là thẻ đại diện cho mọi thứ từ nhiệm vụ đến ý tưởng mục tiêu. Các thành viên trong nhóm có thể thêm nhận xét, tệp đính kèm, danh sách kiểm tra và nhãn tùy chỉnh vào thẻ. Trello hiện đang có sẵn trên iOS, Android cũng như Mac và Windows. Có những phiên bản miễn phí hoặc bạn có thể nâng cấp thêm các tính năng bằng tài khoản Business Class hoặc Enterprise.
Khi bạn biết cách sắp xếp thời gian sẽ giúp bạn có thể cân bằng giữa cuộc sống và công việc, giúp bạn có nhiều thời gian dành cho bản thân hơn. Hy vọng với những chia sẻ trên, Văn phòng phẩm FAST đã giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn tại nhà.
Một số thông tin hữu ích bạn cần biết:
