Kinh nghiệm khi thuê văn phòng cho doanh nghiệp từ A- Z

0
45

Văn phòng được coi là một trong những “đại bản doanh” của doanh nghiệp, vì thế văn phòng cần phải có vị trí thuận tiện cho giao dịch, gặp khách hàng,… hay nhiều yếu tố khác. Làm thế nào để thuê được một văn phòng vừa có giá cả, vị trí phù hợp với nhu cầu của bạn, đồng thời tránh được các rủi ro ngoài dự kiến? Hãy cùng Văn phòng phẩm FAST chia sẻ kinh nghiệm thuê văn phòng cho bạn nhé.

Đặt tiêu chí thuê văn phòng cụ thể

Bạn cần đặt ra tiêu chí thuê văn phòng cụ thể, việc có được một bộ tiêu chí chi tiết được lập dựa trên nhu cầu sử dụng, sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng được nhanh chóng, tránh được những phát sinh trong quá trình sử dụng.

Không phải doanh nghiệp nào cũng đủ khả năng tài chính để đi thuê một văn phòng lớn, diện tích nhiều, vì thế bạn cần xác định đâu là tiêu chí bắt buộc phải thỏa mã để đáp ứng nhu cầu quan trọng nhất cho doanh nghiệp, ví dụ: Địa điểm phải đặt ở trung tâm, giới hạn tối thiểu bao nhiêu m2, và nằm trong khoảng tài chính bao nhiêu,….Và đâu là những tiêu chí mà bạn có thể bỏ qua, tuy nhiên nếu đáp ứng được thì tốt chứ không ảnh hưởng tới quyết định thuê văn phòng. Nếu đạt đủ các tiêu chí quan trọng thì bạn có thể lựa chọn địa điểm đó.

Văn phòng phẩm FAST

dạt-tieu-chi-thue-van-phong

Cần đặt tiêu chí cụ thể khi đi thuê văn phòng

Xem thêm: Mẹo sắp xếp hồ sơ, tài liệu khoa học, dễ tìm dành cho bạn

Địa điểm đặt văn phòng thuê

Địa điểm thuê văn phòng lý tưởng sẽ là chiến lược quảng bá hình ảnh doanh nghiệp hiệu quả. Không chỉ có thể, vị trí văn phòng thuận tiện cũng giúp nhân viên dễ dàng di chuyển khi đi làm, tránh việc thuê văn phòng giá rẻ nhưng quá xa trung tâm thành phố sẽ gây bất lợi cho nhân viên, như tăng chi phí đi lại, chi phí ăn uống hay thời gian đi trên đường đi làm quá dài.

Vị trí lý tưởng là vị trí sạch sẽ, ánh sáng đầy đủ, đảm bảo có cây xanh bóng mát, cảnh quan đẹp đẽ, đường phố giao thông thuận lợi. Ngoài ra, bạn cần chú ý về việc ngập lụt, sẽ khiến việc đi lại sẽ khó khăn hơn vào những ngày mưa.

Một địa điểm văn phòng tốt nên cần được đặt ở một vị trí thuận lợi, tiết kiệm thời gian cho việc đi lại, tùy theo yêu cầu công việc của từng cá nhân, doanh nghiệp để đưa ra vị trí lựa chọn phù hợp. Với đặc thù doanh nghiệp cần quảng bá về thương hiệu, thường xuyên giao dịch với đối tác, khách hàng thì nên lựa chọn vị trí văn phòng ở gần trung tâm, nơi có lưu lượng người qua lại đông đúc, để khách hàng dễ dàng tìm thấy văn phòng.

Ngược lại nếu đặc thù công việc của công ty bạn là thiên về làm việc từ xa, ít hoặc không có gặp gỡ, trao đổi với đối tác và khách hàng thì bạn chỉ cần lựa chọn một không gian làm việc thuận tiện cho đi lại, đảm bảo trang thiết bị để bạn có thể làm việc hiệu quả là được.

chu-y-dia-diem-thue-van-phong

Địa điểm thuê văn phòng quyết định tới giá cả và nhiều yếu tố chi phí khác

Xem thêm: Học cách quản lý và phân bổ công việc hiệu quả

Diện tích văn phòng thuê

Đây là yếu tố không kém phần quan trọng trong khi đi thuê văn phòng, cần lựa chọn văn phòng có mức giá phù hợp với khả năng chi trả của công ty. Giá thuê tùy thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí trung tâm hay không? Ban quản lý văn phòng là ai? Diện tích cho thuê bao nhiêu? Trang thiết bị trong tòa nhà bao gồm những gì?…

Tùy thuộc vào số lượng nhân viên, chiến lược phát triển công ty mà doanh nghiệp lựa chọn văn phòng có diện tích phù hợp. Theo thực tế, diện tích trung bình cần thiết để đáp ứng đủ cho nhân viên là 4m2/người bao gồm diện tích về công cộng, phục vụ, phụ trợ và kỹ thuật. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng cần xác định rõ kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh trong thời gian sắp tới, để đảm bảo diện tích văn phòng hiện tại đáp ứng đủ cho toàn bộ nhân viên lúc đó.

thuong-luong-thoi-gian-thue-van-phong-la-bao-lau

Diện tích cần phải đảm bảo cho mọi người thoải mái làm việc

Xem thêm: Bỏ túi một vài mẹo lau bảng mica trắng sáng cho bạn

Giá thuê văn phòng

Ngân sách là một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng mà các doanh nghiệp cần xác định rõ ràng trước khi bắt đầu bước vào việc tìm kiếm thuê văn phòng để không mất thời gian và tìm được nhanh nhất.

Từ ngân sách dự tính, doanh nghiệp sẽ có định hướng để lựa chọn những địa chỉ phù hợp, như một văn phòng nhà phố hay văn phòng cao cấp trong tòa nhà cao ốc chẳng hạn.  Chi phí thuê văn phòng cũng ảnh hưởng rất lớn tới tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, nếu lựa chọn văn phòng vượt quá khả năng chi trả sẽ trở thành gánh nặng cho công ty, ảnh hưởng tới kế hoạch thuê dài hạn của công ty.

Thời gian bạn sẽ thuê

Thời hạn cho thuê văn phòng là điều bạn cũng cần phải quan tâm, về thời gian cho thuê thì sẽ do 2 bên cùng thỏa thuận sao cho phù hợp với nhu cầu của các bên. Bạn nên xem xét kỹ lưỡng về các mốc thời gian như sau:

Ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và thời gian tính tiền thuê có khớp nhau hay không? Có bổ sung thêm thời gian chờ sửa chữa, trang trí lại nội thất vào hợp đồng không.

Khi thời gian thuê văn phòng làm việc sắp hết thì có thực hiện gia hạn hợp đồng nữa không? Cách thực hiện gia hạn hợp đồng như thế nào? Thông báo thời gian trước đó khoảng bao lâu, giá gia hạn có thay đổi như thế nào?

Xem thêm: Những quy tắc cần phải tuân thủ để viết email chuyên nghiệp

chu-y-thoi-gian-thue-van-phong

Khi ký hợp đồng thuê văn phòng cần quan tâm tới thời gian cho thuê

Các tiêu chí khác

Cần quan tâm tới các chi phí ngoài giờ, vì tùy từng tòa nhà có những cách tính chi phí làm thêm ngoài giờ khác nhau. Cách tính ngoài giờ, sẽ được tính theo 3 cách: Tính theo văn phòng, theo diện tích cho thuê, và theo thiết bị sử dụng. Thường cách tính theo diện tích thuê sẽ tiết kiệm hơn so với thiết bị sử dụng. Nhưng với nhiều tòa nhà khách hàng không sử dụng điều hòa trung tâm sẽ được miễn phí làm thêm ngoài giờ. Bởi vậy, công ty bạn nên dựa trên nhu cầu làm nhiều hay ít để đàm phán cách tính chi phí có lợi nhất cho mình.

Ngoài các tiện ích, dịch vụ, yếu tố trên bạn còn cần chú ý những lưu ý khi thuê văn phòng cho doanh nghiệp:

  • Địa chỉ giao dịch.
  • Nếu là tòa nhà thì lễ tân/ bảo vệ có chuyên nghiệp.
  • Điện năng làm việc có đảm bảo.
  • Internet có đảm bảo không?
  • Nơi gửi xe, một số tòa nhà sẽ gửi xe miễn phí cho một số lượng xe nhất định và tất nhiên là nếu vượt qua số lượng thì bạn sẽ cần trả một khoản phí.

Việc lựa chọn được một địa điểm khi thuê văn phòng cho công ty là rất khó, hy vọng những gợi ý trên của văn phòng phẩm Fast sẽ giúp bạn có được một địa điểm thuận tiện, chi phí phải chăng, cơ sở hạ tầng tốt. Hy vọng rằng, với những chia sẻ trên trong bài viết sẽ giúp doanh nghiệp bạn tìm kiếm được vị trí văn phòng thật phù hợp.

Một số thông tin hữu ích bạn cần biết:

Văn phòng phẩm FAST

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here