Máy in là thiết bị không còn quá xa lạ với dân văn phòng. Nhưng nếu bạn là một “tấm chiếu mới” hoặc mới là thực tập sinh thì sẽ không tránh khỏi bỡ ngỡ khi gặp tình trạng các bản in không được như ý muốn như mờ, in không đẹp và rõ chữ,…. Nguyên nhân thường thấy chính là do máy in sắp hết mực. Hãy để Văn phòng phẩm FAST đưa ra cho bạn một số dấu hiệu nhận biết máy in hết mực, qua đó bạn có thể biết được khi nào thì cần thay mực máy in để không gián đoạn công việc của mình nhé!
Các biểu hiện của máy in khi hết mực
Máy in hết mực sẽ làm cho chất lượng bản in không được như ý. Dưới đây là một số cách kiểm tra đơn giản giúp bạn nhận biết được khi nào thì mực in trong máy không còn đủ dùng.
Nhận biết máy in hết mực thông qua văn bản được in ra
Phát hiện tình trạng máy in hết mực thông qua bản in
Tuy việc nhận biết bằng biểu hiện khi in một trang giấy không nhất thiết là do máy in hết mực, nhưng tình huống buộc phải thay mực máy in do tình trạng bản in không đẹp cũng là một trường hợp hay xảy ra chủ yếu. Và đây có thể coi là dấu hiệu dễ dàng nhận ra nhất nếu bạn là một người mới tập sử dụng máy in lần đầu. Nếu bạn thấy văn bản khi được in ra bị mờ và không rõ chữ, ngoài ra còn xuất hiện vệt trắng ngày càng lan rộng khi in nhiều trang liên tiếp thì rất có thể máy in của bạn đang cần được thay mực mới rồi đấy.
Xem thêm: “Lính mới” hòa nhập với đồng nghiệp bằng cách nào?
Nhận biết máy in hết mực thông qua màn hình hiển thị
Đối với các loại máy in đời mới
Bạn sẽ thấy dòng chữ “Toner low” khi máy in sắp hết mực
Hiện nay các loại máy in đời mới được cải tiến và ngày càng tiện lợi, bạn có thể dễ dàng biết được bằng thông báo mà thiết bị hiển thị. Khi máy in sắp hết mực, trên màn hình máy sẽ hiển thị dòng thông báo “Toner low” hoặc “Toner Empty”. Lúc này máy in chỉ có thể in được thêm 10 trang nữa trước khi hết mực hoàn toàn. Vì vậy, khi nhận được thông báo này trên màn hình, hãy nhanh chóng thay mực mới cho máy in ngay, để đảm bảo chất lượng bản in của bạn.
Dấu hiệu hiển thị trên máy in thông thường
Bản in bị mờ là biểu hiện báo máy in sắp hết mực
Ở các loại máy in thông thường, ta cần quan sát biểu hiện của bản in để xác định rằng liệu máy in có hết mực hay không. Nếu sản phẩm in ra bị mờ dọc theo bản in rồi lớn dần ra hai mép lề giấy hoặc các vết mực không đồng nhất với nhau chứng tỏ thiết bị đã hết mực.
Một số loại máy khác có trang bị chip cảm ứng ở hộp mực sẽ báo hiệu bằng cách xuất hiện đèn đỏ và thiết bị chủ động không thực hiện lệnh in như ta muốn để tránh gây hại cho chính nó.
Xem thêm: 8 cách tiết kiệm giấy in tối đa cho dân văn phòng
Cách kiểm tra máy in hết mực
Khi máy xuất hiện những biểu hiện rõ ràng của máy in hết mực, lúc này thiết bị của bạn đã phần nào bị tổn hại, nếu tình trạng này xuất hiện quá nhiều lần có thể gây hỏng máy do tình trạng khô mực liên tục tiếp diễn. Ngoài việc nhận biết thụ động như trên, bạn có thể chủ động ngăn ngừa nguy cơ này bằng cách kiểm tra lượng mực còn lại trong máy.
Kiểm tra bằng phần mềm trên máy tính
Bạn có thể kiểm tra lượng mực còn lại trong máy in thông qua phần mềm Estimate Ink Levels
Sử dụng phần mềm có sẵn trong máy tính sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trong việc kiểm soát lượng mực in còn lại trong máy thông qua ứng dụng Estimate Ink Levels:
- Bước 1: Khởi động máy tính và máy in, đảm bảo máy in được kết nối với máy tính.
- Bước 2: Trên thanh “Star Menu“, chọn “Control Panel“.
- Bước 3: Kích chuột vào “Devices and Printers“.
- Bước 4: Nhấn chuột phải vào máy in của bạn và chọn “Printing Preferences” .
- Bước 5: Tìm tab “Estimate Ink levels” hoặc “Get Ink levels” để kiểm tra lượng mực còn lại.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách cài tất cả các loại máy in cho Macbook
Kiểm tra thủ công
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc mở ứng dụng, kiểm tra thủ công cũng là cách đơn giản để kiểm tra lượng mực còn lại trong thiết bị.
- Bước 1: Khởi động máy in và mở nắp máy in, lúc này bạn có thể dễ dàng nhìn thấy hộp mực.
- Bước 2: Giữ nhẹ phần tay cầm của hộp mực, ấn nhẹ rồi kéo ngược về phía sau để lấy hộp mực ra. Sau đó bạn có thể kiểm tra dễ dàng.
Nên thay khi nào thì hợp lý
Nếu bạn cứ cố gắng để máy hoạt động bất chấp máy hết mực có thể gây nóng hộp mực. Khi máy hết mực, bạn chỉ cần bơm thêm mực mới vào. Quá trình bơm mực mới sẽ gồm bước loại bỏ mực thải rồi tiến hành bơm mực mới. Không được thay kịp lúc sẽ làm tràn mực thải ra các bộ phận khác bên trong máy, rất khó để làm sạch toàn bộ, tệ hơn sẽ làm hỏng hộp mực. Cuối cùng là chi phí thay hộp mực mới sẽ đắt hơn rất nhiều so với khi nạp mực.
Để không gián đoạn khi in và đảm bảo cho máy hoạt động trơn tru nhất, bạn cần chú ý nạp thêm mực đúng lúc. Một số cách mà bạn cần chú ý để biết rằng đã đến thời điểm thay pin như: Máy in cảnh báo lượng mực còn trong máy thấp, các bản in bị mờ, nhòe, nhìn không rõ hoặc xuất hiện vệt trắng ngày càng nhiều. Nếu máy in bạn đang sử dụng có thêm chức năng fax hoặc quét, khi mực hết máy sẽ tự động bị vô hiệu hoá.
Qua những chia sẻ về cách nhận biết máy in hết mực và một số gợi ý kiểm tra lượng mực máy in, Văn phòng phẩm FAST mong rằng bạn sẽ có thêm hiểu biết về cách sử dụng cũng như biết cách theo dõi tình trạng mực của máy in, để có thể kịp thời xử lí, đảm bảm chất lượng của bản in mà mình mong muốn nhé. Chúc các bạn luôn đạt hiệu quả cao trong công việc.
Một số thông tin hữu ích bạn cần biết:
- Trọn bộ bí kíp gõ máy tính siêu nhanh cho dân văn phòng
- Cách đóng dấu chuẩn trên các loại văn bản không phải ai cũng biết
- Học cách bảo quản và sắp xếp hồ sơ văn phòng khoa học
- Mách bạn cách thay mực con dấu nhanh và hiệu quả tại nhà
