Hiện nay, con dấu là một vật dụng quen thuộc và đóng vai trò quan trọng ở cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức,…Con dấu cũng giống như các sản phẩm khác, sẽ xảy ra hỏng hóc sau một thời gian sử dụng và không còn mới như lúc ban đầu. Ngoài ra, con dấu còn đóng vai trò pháp lí cao cho các công ty, việc thất thoát con dấu ra ngoài sẽ tạo điều kiện cho kẻ gian lừa đảo, chuộc lợi cá nhân. Vậy có cách nào lưu giữ bảo mật con dấu an toàn, tốt, giữ nguyên được nét mực không? Hãy cùng Văn phòng phẩm FAST tìm hiểu kỹ hơn về tầm quan trọng và cách bảo quản con dấu an toàn, đúng cách trong bài viết dưới đây nhé!
Tầm quan trọng của con dấu
Con dấu đóng vai trò rất quan trọng trong việc thể hiện tính pháp lí trên hồ sơ, hợp đồng hay trên giấy tờ. Hiện nay, cơ quan, doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều sở hữu một con dấu tương đương với thẩm quyền của từng doanh nghiệp và đặc biệt là ở các cơ quan hành chính sự nghiệp đại diện pháp lý.
Con dấu là gì?
Con dấu là gì? Các loại con dấu hiện nay và cách bảo quản
Con dấu được xem là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý đồng thời khẳng định tính hợp pháp trên các văn bản, giấy tờ quan trọng đối với tổ chức và các chức danh nhà nước.
Sử dụng con dấu trên các văn bản khẳng định, đảm bảo tính chính xác và giá trị hợp pháp từ đó ngăn chặn những kẻ giả mạo thực hiện hành vi lừa đảo với mục đích xấu. Nếu thực hiện được hành vi giả mạo cũng sẽ bị phát hiện và xử phạt bởi những chế tài hợp lý của pháp luật,….Bên cạnh đó, nó còn bảo vệ quyền lợi của các đơn vị sử dụng con dấu.
Các loại con dấu chính
Về yếu tố người sử dụng, con dấu được chia làm hai loại:
- Những con dấu sử dụng trong các cơ quan Nhà nước thường được làm từ gỗ và thiết kế mặt con dấu nổi.
- Những con dấu dùng trong các doanh nghiệp đa phần thường được khắc dấu hộp liền mực và làm bằng chất liệu trên nền cao su. Ngoại trừ con dấu pháp lí riêng cho mỗi công ty thường được thiết kế dạng dấu tròn, dấu liền mực đỏ.
Về yếu tố pháp lí, con dấu được chia làm hai loại:
- Con dấu pháp lí: Loại con dấu này thuộc sự quản lý của các cơ quan Nhà nước và được phát hành theo quy định và thuộc quyền riêng của Nhà nước. Bên cạnh đó, con dấu này được sử dụng đối với từng chức năng nhiệm vụ khác nhau, từ đó giúp xác nhận được tính pháp lý của các văn bản, tài liệu do Nhà nước ban hành.
- Con dấu không mang tính pháp lí: Đây là loại con dấu không đại diện cho bất kỳ cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp hay doanh nghiệp nào cả. Nội dung thể hiện trên loại con dấu này rất rõ ràng đi kèm với từng chức năng cụ thể thường là dấu chức danh, dấu tên, dấu sao y bản chính,….
Các loại con dấu chính hiện nay ở doanh nghiệp, tổ chức,…
Xem thêm: Cách đóng dấu chuẩn trên các loại văn bản không phải ai cũng biết
Nguy cơ khi không bảo quản con dấu đúng cách
Cũng giống như bất kỳ sản phẩm nào, con dấu cũng có thời gian sử dụng của nó. Nếu không được bảo quản đúng cách, đồng nghĩa với việc con dấu sẽ bị ảnh hưởng đến chất lượng và độ bền, và khi đóng dấu mực không được rõ nét. Hơn thế nữa, có thể bạn phải mất một khoản phí để thay khay mực mới. Cụ thể là:
- Sau một thời gian sử dụng, mực dấu sẽ bị khô. Nếu không được cũng cấp thêm mực kịp thời sẽ dẫn tới tình trạng mút trong khay mực quá khô làm cho khay dấu in sâu mặt dấu và làm cho khay mực nhanh hỏng. Điều này khiến cho bạn phải tốn tiền để thay khay mực dấu.
- Bụi bẩn thường sẽ bám vào trong thời gian sử dụng, nếu không được vệ sinh sạch sẽ, nó không chỉ làm mất đi tính thẩm mỹ mà ngay cả con dấu cũng nhanh bị hư hỏng.
- Với những con dấu có tính pháp lí thì bạn cũng cần tìm ra nơi cất giữ an toàn, tránh kẻ xấu lợi dụng, đánh tráo, đánh cắp gây ảnh hưởng lớn tới hoạt động của doanh nghiệp, cơ quan.
Hướng dẫn cách bảo quản con dấu an toàn, đúng cách
Như các bạn đã biết, nếu không được bảo quản đúng cách sẽ bị ảnh hưởng rất nghiêm trọng. Hãy để Văn phòng phẩm FAST hướng dẫn một số cách bảo quản con dấu an toàn, đúng cách trong bài viết này nhé!
Cách bảo quản con dấu không có tính pháp lí
Xem thêm: Đổ mực cho con dấu thật đơn giản chỉ qua 5 bước
Bảo quản dấu không có tính pháp lí
Đối với những con dấu không có tính pháp lí, cách bảo quản dấu tên, dấu thanh toán, dấu chức danh,…như sau:
- Đảm bảo lượng mực trong khay luôn ở mức vừa đủ, để khi nhấn mặt dấu xuống khay và nhấc lên, tấm mút sẽ tự đẩy lên một chút mà không quá hằn sâu mặt dấu.
- Đối với loại con dấu này thường được thiết kế khóa chốt, do vậy tốt nhất là bạn nên chốt khóa khi đã sử dụng xong để bảo quản độ bền cho con dấu.
- Để bảo quản con dấu tốt nhất, bạn phải để chúng ở những nơi khô ráo, sạch sẽ, tránh các nơi quá nóng hay quá ẩm ướt.
- Bên cạnh đó, sau thời gian sử dụng, bụi bẩn thường sẽ bám vào con dấu làm nét mực bị mờ khi đóng xuống. Lúc này, bạn nên vệ sinh nó bằng một cái khăn với một ít nước sạch, hoặc nhỏ giọt nến vào các khe dấu bám bụi bẩn bóc ra khi nó đã khô.
Xem thêm: Tầm quan trọng của việc lưu trữ, bảo quản con dấu
Bảo quản dấu pháp lí
Đối với những con dấu có tính pháp lí, hãy tham khảo ngay cách bảo quản dấu mọc tròn dưới đây:
- Bạn phải thường xuyên kiểm tra khay mực và đổ mực vào kịp thời để đảm bảo khay mực không bị khô. Tốt nhất là sau 500-700 lần dập, bạn nên kiểm tra mực một lần. Vì nếu để mút quá khô, mút dấu sẽ cọ sát vào khay và dễ dàng gây ra tình trạng hỏng hóc.
- Đối với loại con dấu này, thường được thiết kế khay mực và cán dấu tách rời do vậy bạn không cần phải quan tâm đến việc khoá chốt sau khi sử dụng.
Dùng hộp đựng có khóa bảo quản con dấu pháp lí
- Bạn nên vệ sinh con dấu đều đặn sau thời gian sử dụng. Lưu ý không nên dùng vật sắc hay nhọn để cạy và lau chùi con dấu, vì có thể sẽ gây trầy xước bề mặt và làm hỏng đường nét chữ và khuôn của con dấu.
- Đặc biệt đây là con dấu có tính pháp lí, do vậy bạn phải để chúng ở những nơi cất con dấu an toàn, có tính bảo mật cao ví dụ như két sắt, hộp đựng có khóa,… tránh trường hợp bị mất trộm, đánh tráo,…
Như các bạn đã biết, con dấu là phương tiện quan trọng với mỗi tổ chức nhất định, do vậy việc bảo quản con dấu là rất cần thiết. Trên đây là các cách bảo quản con dấu an toàn, đúng cách, Văn phòng phẩm FAST hy vọng khách hàng đã bỏ túi cho mình những bí kíp có thể giữ con dấu của mình an toàn và hiệu quả lâu dài.
Một số thông tin hữu ích bạn cần biết:
