Máy photocopy là thiết bị không thể thiếu trong các văn phòng hiện nay. Kẹt giấy là hiện tượng phổ biến trong quá trình sử dụng mà bất kỳ ai cũng có thể gặp phải. Có nhiều nguyên nhân gây ra tình trạng này mà bạn có thể không ngờ tới. Cùng Văn phòng phẩm FAST tham khảo nguyên nhân và cách khắc phục photo bị kẹt giấy cũng như mẹo photo nhanh không bị kẹt nhé.
Nguyên nhân gây ra việc kẹt giấy ở máy photo
Khi sử dụng máy photocopy, tình trạng kẹt thấy là việc thường thấy. Tuy nhiên nếu nó xảy ra quá nhiều thì có thể thiết bị đang gặp phải sự cố hoặc vấn đề cần phải khắc phục.
Do người sử dụng
Sử dụng giấy bị ẩm rất dễ gây ra tình trạng kẹt giấy
Cách sử dụng của chúng ta ảnh hưởng rất nhiều đến tuổi thọ cũng như cách vận hành của máy. Một vài nguyên nhân đến từ người sử dụng làm máy photocopy gặp sự cố gây ra tình trạng kẹt giấy. Một số cách sử dụng vô tình làm ảnh hưởng đến máy như:
- Vấn đề lựa chọn giấy in: Sử dụng giấy in quá mỏng thường hay gây ra tình trạng kẹt giấy. Nghe có vẻ vô lý, nhưng thực ra khi máy hoạt động sẽ toả nhiệt. Lượng nhiệt này có thể tác động vào giấy và làm giấy bị cong. Để giảm thiểu tình trạng này, bạn nên chọn những loại giấy in định lượng 70-80gms. Nếu ngân sách không cho phép thì bạn cũng không nên dùng loại giấy có định lượng dưới 60gms nhé.
- Tái sử dụng giấy nhưng không kiểm tra kỹ lưỡng: Dùng lại giấy còn trống một mặt là cách tiết kiệm hiệu quả. Tuy nhiên vấn đề kẹt ghim trong máy là nguyên nhân chính gây kẹt giấy phổ biến. Để vật sắc như ghim bấm lọt vào trong máy có thể khiến giấy bị kẹt, gấp nếp, thậm chí làm hỏng các bộ phận bên trong máy mà nó đi qua khi máy hoạt động. Bạn hãy dành một chút thời gian kiểm tra lại xem mình đã tháo toàn bộ ghim chưa trước khi xếp chúng vào hộc đựng giấy của máy.
- Giấy in bị ẩm: Khi giấy được bảo quản ở nơi có độ ẩm cao thì chúng sẽ bị ẩm. Khi giấy đi qua các bộ phận in sẽ dễ bị kẹt lại do độ ẩm làm giấy bị cong. Ngoài ra, giấy ẩm cũng làm tăng ma sát khiến chúng dễ bị mắc lại khi thiết bị vận hành.
- Thao tác khi sử dụng máy: Cách sử dụng máy cũng rất quan trọng. Nếu chúng ta chọn lệnh in sai quá nhiều lần, hoặc cho dừng máy và đổi lệnh đột ngột sẽ dễ gây kẹt giấy. Ví dụ khi chọn nhầm khổ giấy, máy hoạt động không như ý, ta thường sẽ dừng lệnh đột ngột. Cách điều chỉnh này gây ra tình trạng kẹt giấy khi nó đang trong quá trình thực hiện.
Xem thêm: Những điều cần biết khi photo CMND, hộ khẩu, bằng cấp
Xuất phát từ chính thiết bị (bộ phận sấy, drum)
Trong máy photocopy, bộ phận sấy và drum là hai phần quan trọng nhất. Khi một trong hai bộ phận này bị hỏng sẽ gây ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của thiết bị. Tuy nhiên phần này liên quan đến bộ phận kỹ thuật. Tốt nhất là khi bạn thấy dấu hiệu xảy ra tình trạng kẹt giấy nhưng qua kiểm tra lại chắc chắn rằng nguyên nhân không phải đến từ mình, bạn nên nhờ đến sự can thiệp của đội ngũ kỹ thuật để tránh những hư hỏng đáng tiếc.
Một số cách khắc phục máy photo bị kẹt giấy hiệu quả
Một số cách khắc phục tình trạng kẹt giấy hiệu quả
Kẹt giấy là tình trạng rất phổ biến. Do đó không có cách đảm bảo tình trạng này không xảy ra, thay vào đó ta sẽ tìm hiểu về một số cách để khắc phục tình huống này nếu lỗi không quá nặng. Nhìn chung, để kiểm tra máy kẹt giấy thì ta sử dụng những bước sau:
- Bước 1: Tắt nguồn điện máy in.
- Bước 2: Tìm hiểu nguyên nhân gây ra kẹt giấy.
- Bước 3: Khắc phục sau khi tìm được nguyên nhân.
Tuỳ vào cấu tạo của mỗi loại máy Photocopy mà ta sẽ có cách khắc phục khác nhau.
Xem thêm: Dấu hiệu nhận biết máy in của bạn đang hết mực? Cách kiểm tra và khắc phục
Khắc phục kẹt giấy ở máy photo CANON
Để xử lý tình trạng kẹt giấy ở máy Photocopy Canon, ta làm theo các bước sau:
- Bước 1: Sau khi tắt nguồn, bạn tiến hành mở nắp Cartridge và quan sát:
- Nếu thấy ngay giấy nhô ra, bạn dùng hai tay kéo giấy từ từ theo chiều đi vào hoặc đi ra sao cho giấy không bị rách.
- Nếu giấy trồi ra ngoài, ta mở cả nắp đằng trước và đằng sau chỗ giấy trồi ra là có thể dễ dàng lôi giấy ra ngoài.
- Trong trường hợp thấy giấy nhưng giấy ở quá sâu không thể lấy ra hết được, bạn có thể gạt lẫy màu xanh xuống là có thể rút giấy ra một cách dễ dàng.
- Bước 2: Khi lấy hết giấy ra ngoài, để thực hiện lại lệnh sao chép, nhấn nút “Display Print Queue” rồi chọn tài liệu đang in dở để huỷ bỏ lệnh bị lỗi.
- Bước 3: Tiếp theo, vào mục “Document Restart” để tiếp tục sao chép bản photo còn dở. Nếu máy vẫn không chịu hoạt động, nhấn nút “Resume/ Cancel” hai lần để kích hoạt lại thiết bị.
Xem thêm: 8 cách tiết kiệm giấy in cho dân văn phòng
Xử lý kẹt giấy của máy photo Toshiba
Máy photocopy của hãng Toshiba được cài đặt khá cụ thể. Để xác định vị trí giấy bị kẹt, bạn hãy nhìn vào màn hình cảm ứng của máy. Có 3 trường hợp mà giấy bị kẹt:
Giấy bị kẹt ở mặt dưới của nắp DF
Nâng cần gạt lên để mở nắp đậy của thiết bị
- Bước 1: Đầu tiên bạn mở nắp đậy của thiết bị lên.
- Bước 2: Mở nắp chứa bản gốc đang bị kẹt ở bên trong. Dùng lực kéo ô màu xanh để mở nắp ở trên ra, sau đó dùng hai tay nhẹ nhàng lấy giấy ra.
- Bước 3: Đóng nắp lại sau khi lấy hết giấy bị kẹt ra ngoài rồi để máy vận hành lại.
Phần giấy kẹt ở mặt trên của nắp DF
Máy báo lỗi giấy bị kẹt ở mặt trên của nắp DF
- Bước 1: Dùng tay nâng cần gạt để mở nắp lên.
- Bước 2: Cẩn thận lấy giấy bị kẹt bên trong ra. Lưu ý rằng bạn phải lấy hết tất cả giấy bị kẹt ra bên ngoài nhưng hạn chế tác động vào những bộ phận bên trong thiết bị. Hãy nhẹ tay và kéo giấy ra từ từ để không làm rách giấy.
- Bước 3: Sau khi đã lấy hết giấy bị kẹt ra ngoài, ta đóng nắp lại và thực hiện thao tác sao chép lần nữa.
Những điểm cần chú ý giúp hạn chế kẹt giấy khi photo
Áp dụng một số cách đơn giản nhưng lại giúp ích rất nhiều trong việc giảm khả năng giấy bị kẹt mà bạn có thể thực hiện như:
- Kiểm tra và sắp xếp giấy ngay ngắn trước khi đặt vào hộc đựng giấy của máy.
- Hạn chế trộn nhiều loại giấy khác nhau cùng lúc.
- Không lấy giấy ra khỏi hộc đựng rồi bỏ vào khi máy đang vận hành.
- Kiểm tra chất lượng giấy để đảm bảo giấy không bị ẩm gây kẹt khi thiết bị hoạt động.
Qua bài viết trên, Văn phòng phẩm FAST đã giúp bạn trả lời câu hỏi “Kẹt giấy khi photo thì nên làm gì”. Hy vọng những thông tin trên mang lại cho bạn thêm nhiều kiến thức hữu ích.
Một số thông tin hữu ích bạn cần biết:
- Học cách quản lý và phân bổ công việc hiệu quả
- Những quy tắc cần phải tuân thủ để viết email chuyên nghiệp hơn
- Cách đóng dấu chuẩn trên các loại văn bản không phải ai cũng biết
- Top 20 ứng dụng làm việc cho dân văn phòng
