Với nhiều loại giấy tờ không dùng đến nữa nhưng lại chứa những thông tin vô cùng quan trọng, một trong số nhiều cách để bảo mật thông tin chính là khâu tiêu huỷ những tài liệu có khả năng gây bất lợi cho chính chủ. Máy huỷ tài liệu từ lý do trên cũng được coi là một thiết bị khá quan trọng trong mỗi công ty. Máy huỷ giấy tờ sẽ giúp chúng ta cắt nhỏ tất cả các loại giấy tờ thành sợi hoặc nhiều mảnh nhỏ, giúp bảo toàn bí mật cho cơ quan, doanh nghiệp. Vậy bạn đã biết cách sử dụng máy huỷ tài liệu chưa? Trong bài viết dưới đây, Văn phòng phẩm FAST sẽ gợi ý cách sử dụng máy huỷ tài liệu cho dân văn phòng đảm bảo bạn có thể sử dụng thiết bị một cách đơn giản nhất.
Sử dụng máy huỷ tài liệu khi nào?
Nếu trước đây, chúng ta thường hay tiêu huỷ tài liệu không cần dùng nữa bằng cách đem những tài liệu này đến nơi tái chế, đốt, hoặc xem như rác và vứt đi thì ngày nay, nhờ sự có mặt của máy huỷ tài liệu, chúng ta không cần phải đau đầu suy nghĩ xem làm thế nào để xử lý cho phù hợp nhất nữa.
Ngày nay máy huỷ tài liệu là công cụ hỗ trợ tuyệt vời để bạn xoá bỏ tài liệu quan trọng nhưng không còn dùng đến
Máy huỷ giấy là trợ thủ đắc lực cho các cá nhân, văn phòng hay các công ty trong việc giữ kín bí mật thông tin. Bằng cách xé nhỏ các tài liệu vụn ra thành sợi, các mảnh nhỏ đến nỗi không thể phục hồi nguyên trạng một cách dễ dàng được. Từ đó giúp dọn dẹp những tài liệu không cần dùng đến nữa. Đây sẽ là giải pháp gián tiếp giúp dọn dẹp không gian xung quanh bạn. Đồng thời có thể sắp xếp lại tài liệu trong văn phòng bạn, xử lí được những tài liệu không còn cần thiết
Máy huỷ tài liệu còn có thể huỷ bỏ những vật cứng nhưng cũng không kém phần quan trọng như đĩa CD, DVD, thẻ ATM,…hay các vật cứng như ghim kẹp, bìa cứng,… một cách hiệu quả. Tuy nhiên không phải máy huỷ tài liệu nào cũng có chức năng này. Nếu bạn có nhu cầu cần thường xuyên phải tiêu huỷ những đồ vật này thì nên cân nhắc chọn mua nhé.
Xem thêm: Top 20 ứng dụng làm việc hiệu quả cho dân văn phòng
Cách sử dụng máy huỷ tài liệu đúng và an toàn nhất
Cách sử dụng máy huỷ tài liệu an toàn, hiệu quả
Đối với những người mới thử dùng máy huỷ tài liệu lần đầu sẽ cảm thấy khá bỡ ngỡ khi tiếp xúc với thiết bị. Đừng lo, chỉ cần làm theo các bước được Văn phòng phẩm FAST hướng dẫn dưới đây là bạn đã có thể sử dụng máy một cách thành thạo rồi.
- Bước 1: Kết nối nguồn điện thông qua dây dẫn. Đảm bảo mức điện áp ổn định để không làm hư thiết bị.
- Bước 2: Kiểm tra và làm sạch khe huỷ tài liệu, dao cắt để đảm bảo không có dị vật ở đây.
- Bước 3: Bật công tắc nguồn và đưa đồ vật cần huỷ bỏ đã được phân loại vào khe huỷ tài liệu phù hợp.
- Chú ý tuỳ theo công suất máy mà ta bỏ khối lượng tài liệu tương ứng.
- Một số loại sẽ không trang bị khe huỷ những vật cứng như thẻ tín dụng, bìa cứng, đĩa CD,… nên bạn cần tìm hiểu kỹ và lựa chọn theo nhu cầu của mình trước khi mua.
- Bạn nên kiểm tra kỹ tài liệu trước khi quyết định huỷ bỏ vì những tài liệu này một khi đã đi qua máy cắt thì gần như rất khó để phục hồi lại nguyên trạng.
- Bước 4: Sau khi tiêu huỷ, ta dọn dẹp và bỏ đi những mảnh vụn trong hộc đựng giấy. Nếu giấy quá đầy, máy có thể ngừng huỷ để đảm bảo an toàn. Đừng quá lo lắng khi chẳng may thiết bị ngừng hoạt động đột ngột, vì đó có thể đến từ nguyên nhân này đấy.
Hãy để thẳng tờ giấy để máy có thể tiêu huỷ một cách dễ dàng nhất
Xem thêm: 8 cách tiết kiệm giấy tối đa cho dân văn phòng
Một số điểm cần lưu ý khi sử dụng máy hủy tài liệu
Thường xuyên tra dầu vào lưỡi cắt để máy luôn hoạt động trơn tru
Máy huỷ tài liệu rất tiện lợi đối với dân công sở. Tuy nhiên với đặc tính phá huỷ mọi thứ khi đến gần nó, do đó bạn cần chú ý một số vấn đề để đảm bảo an toàn cho bản thân khi sử dụng:
- Khi mặc các bộ đồ dài tay, rộng hay nhiều phụ kiện nên tránh để quần áo hay các đồ vật lại quá gần với khe cắt giấy như: Cà vạt, váy xoè, áo có nơ dài, khăn quàng cổ,… hay vòng tay, vòng cổ vì đây là những đồ vật có khả năng bị cuốn vào nếu bạn chẳng may đưa đến quá gần lưỡi dao có trong máy.
- Chú ý tắt công tắc ngay khi sử dụng xong: Đây là điều rất quan trọng vì khi không có đồ vật ở gần miệng thì máy sẽ không có dấu hiệu đang hoạt động. Nếu chẳng may ai đó vô tình chạm vào máy có thể gây nguy hiểm cho họ đấy.
- Máy huỷ tài liệu cần nguồn điện có công suất cao. Do đó tránh hoặc hạn chế sử dụng chung ổ điện với các thiết bị cần nguồn điện tương tự để tránh gây chập mạch, cháy nổ.
- Chú ý thời gian vận hành liên tục của máy. Để thiết bị hoạt động, mô tơ của máy phải hoạt động rất nhiều, nếu bạn để máy hoạt động liên tục quá lâu có thể gây cháy mô tơ và làm hỏng máy. Cách đơn giản hơn để nhận biết chính là cảm thấy máy nóng sau một thời gian vận hành thì bạn nên tạm ngưng cho máy nghỉ 5-10 phút rồi mới sử dụng tiếp.
- Chú ý bảo dưỡng thường xuyên bằng cách tra dầu vào khe huỷ để máy có thể hoạt động trơn tru, kiểm tra kỹ xem có dị vật nào kẹt trong khe lưỡi dao không để tránh gây cháy nổ do thiết bị không vận hành được như bình thường bạn nhé.
Xem thêm: 6 cách bảo vệ mắt đơn giản, cực hiệu quả khi dùng máy tính quá lâu
Bạn đã được Văn phòng phẩm FAST chia sẻ thêm về cách sử dụng máy huỷ tài liệu cho dân văn phòng. Hy vọng những thông tin hữu ích này có thể trang bị cho bạn thêm kỹ năng sử dụng các thiết bị trong công sở, giúp bạn làm việc chuyên nghiệp hơn.
Một số thông tin hữu ích bạn cần biết:
